Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Правовые документы
Назад

Заполнение табеля учета рабочего времени

Опубликовано: 21.02.2020
Время на чтение: 40 мин
0
13

Типовая форма табеля

Организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1: N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и N Т-13 "Табель учета рабочего времени".

Этим же Постановлением утверждены Указания по их заполнению (далее - Указания по заполнению форм).

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Форма N Т-12 может быть использована не только для учета рабочего времени сотрудников. Раздел 2 формы N Т-12 предназначен для отражения расчетов с сотрудниками по оплате труда по видам начислений. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только разд. 1 "Учет рабочего времени".

Если разд. 2 "Расчет с персоналом по оплате труда" все же заполняется, то сумму оплаты труда, начисленную по одному основанию на один корреспондирующий счет, показывают в графах 18 - 22. При расчете по каждому работнику разных видов начислений в корреспонденции с различными счетами заполняют графы 18 - 34.

Форма N Т-13 используется для учета рабочего времени, если в организации установлена автоматическая система контроля присутствия работников.

Это предусмотрено Указаниями по заполнению форм.

Учет неотработанного времени

Табель — бланк-календарь, который состоит из списка сотрудников и свободных ячеек для внесения туда актуальной информации относительно трудовой активности этих работников (количество отработанных часов в день, а также дней в месяце).

Чаще всего, этот список ограничен только сотрудниками одного цеха или отдела, структурного подразделения компании. Эта необходимость возникает в том случае, когда сотрудников на предприятии очень много.

В данный документ вносят всех сотрудников, которые работают и на постоянной, и на временной основе. Это осуществляется с момента подписания начальством приказа о принятии на работу нового сотрудника. Каждому из работников присваивается индивидуальный номер (до выхода на первую смену). После увольнения, работника убирают из списка, а его номер не может быть присвоен другому человеку на протяжении трех лет.

Образец табеля учета разработан государством. На данный момент актуальной является типовая форма № П-5, но она носит более рекомендательный характер, нежели обязательный. Каждый работодатель вправе адаптировать документ под специфику компании.

Главным образом, табель призван регулировать регламент (режим) работы на предприятии и упростить ведение учета рабочего времени сотрудников. Согласно данным, которые записаны в табеле, бухгалтерия начисляет зарплату каждому сотруднику.

Стоит отметить, что табель создан не только для защиты интересов работодателя. Прежде всего, он выступает гарантом того, что продолжительность работы сотрудников не превышает норму, предусмотренную ч.1 ст. 50 КЗоТ — 40 часов в неделю, а переработки (оплата сверхурочных) оценивается в соответствии с КЗоТ. Также сюда входит регулирование минимальной продолжительности отдыха сотрудников, предоставления им отпуска, выходных и праздничных.

Пример пользы табеля для работника: наличие вечерних или ночных смен должно оплачиваться выше обычного. За счет ведения табеля, сотруднику не нужно в конце месяца доказывать работодателю наличие таких смен. Все уже вписано в документ.

Иногда, на основании данных, полученных с табеля, специалисты компании создают графики, которые призваны графически отобразить результативность деятельности сотрудников.

Более развитые компании ведут электронный учет (табель), и позволяют своим сотрудникам в режиме онлайн посмотреть свои достижения и косяки (в любое время и бесплатно).

Кроме того, табель крайне нужен тем сотрудникам, которые имеют дело с вредными и тяжелыми условиями труда, так как для них предусмотрена сокращенная рабочая неделя (например, согласно со ст. 51 КЗоТ, 36 часов). Перечень таких условий был утвержден постановлением Кабмина от 21.02.2001 №163, при этом, порядок его применения предусмотрен приказом Министерства труда и соцполитики Украины от 23.03.2001 №122.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Сокращение рабочего дня также предусмотрено (ч.3 ст.51 КЗоТ) для ряда конкретных категорий работников, например, учителей, врачей и т.д. Такое введение было обусловлено тем, что результаты их труда не имеют реализации в физическом измерении.

Нужен ли табель учета рабочего времени для тех, кто получает зарплату за конкретную выполненную работу, а не за время ее выполнения? Под такую категорию в основном попадают стоматологи, строители, слесари и др. Для таких работников предусмотрен другой документ, который регулирует зарплату и регламентирует рабочий день — наряд на сдельную работу. Он выписывается на конкретного сотрудника или бригаду на одну смену или более внушительный период, в зависимости от определенной задачи.

Расчет рабочего времени в табеле учета происходит на основании норм, установленных на конкретном объекте (количество рабочих часов в месяц, особенности труда, трудовой график и т.д.). Например, если норма по рабочим часам в неделю равна 40, но смен лишь 4, то рабочий день будет длиться 10 часов.

Предлагаем ознакомиться  Сколько стоит поставить машину на учет

Если же работник трудится сутки через трое, то у него получается около 7 трудовых дней в месяц, таким образом, при месячной норме в 160 часов, продолжительность каждого рабочего дня может составлять около 23 часов в сутки. В том случае, если нормы предусматривают 10 часов в сутки, зарплата рассчитывается относительно отработанных часов. Например:

  • 160 рабочих часов = ставка = 7000 гривен;
  • 7 смен по 10 часов = 70 часов;
  • 1 рабочий час стоит — 7000/160=43,75 гривен;
  • ставка на предложенных условиях = 70х43,75=3062,5 гривен (зарплата работника, у которого 7 смен в месяц по 10 часов каждая).

Всего существует три основных варианта графика:

  • по дням (объем рабочих часов в смене);
  • по неделям (учитывается недельная норма);
  • суммированный (учет проводится согласно более длительному периоду, например, к вниманию берется месячная норма).

Какие факторы учитываются при расчете:

  • тип рабочей недели (пятидневка, шестидневка и т.д.);
  • ежедневный график (особенно в тех случаях, если график «плавающий» и рабочие дни могут отличаться между собой по количеству рабочих часов);
  • время начала и окончания смены (с учетом перерыва);
  • выходные дни, с учетом их очередности;
  • праздничные дни (некоторые предприятия не дают работникам полноценный отгул, а «раскидывают» прогулянные часы на неделю, например, по 1,5 часа на день).

Все данные значения составляют фонд рабочего времени.

Достаточно актуальный вопрос, из-за которого постоянно ведутся споры между бухгалтерскими отделами и кадровыми департаментами (HR). Данные с табеля берут и те и другие, но заполнять его не хочет никто.

Бухгалтера используют информацию с графика для расчета авансов и заработной платы, компенсаций, переработок, больничных и т.д. Представители HR отдела — для составления таблицы отпусков, подсчета выделенных на этого дней.

Подавляющее большинство предприятий поручает выполнять данную функцию тем, кто непосредственно работает с народом, а не с цифрами, то есть кадровым департаментам. Стоит отметить, что это не только обязанность, но и определенные полномочия, в силу которых, исполнители могут требовать от глав отделов и ответственных служб своевременно предоставлять достоверную информацию о занятости работников и соблюдении регламента на объекте.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Не секрет, что крупные компании создают специальные отделы и соответственные должности для ведения табеля учета, контроля над порядком на предприятии, над соблюдением трудовой дисциплины, норм и требований руководства.

Существует упрощенный способ введения актуальных данных в табель — условные обозначения. Как и раньше, в 2019 году сочетаются цифровые и буквенные символы, изменений в «стандартных» сокращениях не произошло. Приведем пример нескольких таких обозначений:

  • 01Р — часы, которые предусмотрены составленным трудовым договором;
  • 05НУ — сверхурочные часы работы.
  • 07ВД — обозначение командировочного периода;
  • 17ДД — отпуск по уходу за ребенком (закон действует до достижения чадом 6-ти летнего возраста);
  • 24ПР — прогулы, и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

В 2019 году, крупными компаниями, все чаще составляются электронные табеля, которые призваны значительно упростить и ускорить процесс ведения отчетности, и оставить бумажную волокиту далеко в прошлом.

Предположим, что учетной политикой учреждения установлено: в табеле (ф. 0504421) отражаются фактические затраты рабочего времени сотрудников учреждения. Воспользовавшись условиями, приведенными в предыдущем примере, рассмотрим, как будет выглядеть фрагмент табеля (ф. 0504421).

Заведующий отделом (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 19.06.2017 по 30.06.2017 находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Бухгалтер (установлен 8-часовой рабочий день) в период с 13.06.2017 по 16.06.2017 находился в командировке, остальные дни отработал полностью. Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью.

Должность

Числа месяца

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Всего дней (часов) явок (неявок)

Заведующий отделом

8

8

8

8

8

8

8

8

8

8

80 ч

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

В

В

Ф

Ф

Ф

11 дн.

8

88 ч

Ф

В

В

О

О

О

О

О

В

В

О

О

О

О

О

11 дн.

Бухгалтер

8

8

8

8

8

8

8

56 ч

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

В

В

К

К

К

7 дн.

8

8

8

8

8

8

8

8

8

8

126 ч

К

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

17 дн.

Воспитатель

12

12

12

12

12

12

72 ч

Ф

Ф

В

В

А

А

В

В

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

В

6 дн.

12

12

12

12

12

12

12

12

168 ч

В

В

Ф

В

В

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

14 дн.

Предлагаем ознакомиться  Договор на комплексный маркетинг

Обращаем ваше внимание на то, что при использовании этого способа заполнения табеля (ф. 0504421) в нем отражается только фактически отработанное время. Дни неявок обозначаются соответствующим кодом.

При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой – условное обозначение вида отклонений, а знаменатель – часы работы. Например, в случае, когда время работы приходится и на дневное, и на ночное время, через дробь напротив фамилии такого работника следует указать фактическое время его работы ночью (код Н).

Воспитателю (работает по графику 2/2 по 12 ч в дневную смену) в период с 05.06.2017 по 06.06.2017 был предоставлен отпуск по семейным обстоятельствам без сохранения заработной платы, остальное время отработано им полностью. Кроме того, 25.06.2017 он отработал 1 ч в ночное время. В табеле (ф.

Должность

Числа месяца

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Итого дней (часов) явок (неявок)
с 1-го по 15-е число

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Всего дней (часов) явок (неявок)

Воспитатель

12

12

24 ч

В

В

А

А

В

В

В

В

В

2 дн.

24 ч

В

В

В

В

В

1/Н

В

В

2 дн.

При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле (ф. 0504421) повторяется.

Заведующий отделом в период с 01.06.2017 по 02.06.2017 исполнял государственные обязанности в связи с осуществлением полномочий депутата в течение 6 ч каждый день. Кроме того, 02.06.2017 он отсутствовал в течение 2 ч на работе с разрешения руководителя.

В соответствии со ст. 171, 172 ТК РФ работодатель обязан освобождать работника от работы с сохранением за ним места работы (должности) на время исполнения им государственных или общественных обязанностей.

Образец приказа о назначении табельщика

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Амурский хмель" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 3 ¦
¦ ¦
¦г. Благовещенск 14 января 2010 г.¦
¦ ¦
¦ В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым¦
¦сотрудником организации, а также с целью контроля за соблюдением¦
¦работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об¦
¦отработанном времени для расчета оплаты труда ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени¦
¦Светлану Леонидовну Райчихину, заместителя начальника отдела¦
¦делопроизводства. ¦
¦ 2. За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего¦
¦времени работнику устанавливается доплата в размере 2000 (Две тысячи)¦
¦руб. в месяц. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Константинов Н.И. Константинов¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена Райчихина С.Л. Райчихина¦
¦ 15 января 2010 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Когда сдавать табель

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

По окончании календарного месяца табель передается в бухгалтерию, где на его основании рассчитывают заработную плату и другие выплаты.

В компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, а не определяется расчетным путем, сведения об отработанном времени должны поступать к бухгалтеру не реже чем один раз в полмесяца.

Заметим, что закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчетного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывается 27-го числа и всем работникам проставляются рабочие дни с 27-го по 30-е (31-е) число. В результате, если сотрудник заболеет (возьмет отпуск за свой счет и т.п.

Документы, на основании которых заполняется табель

Отметки в табеле о причине неявки на работу, об особом режиме работы, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий труда делаются только на основании первичных документов:

  • листка нетрудоспособности;
  • справки о выполнении государственных или общественных обязанностей;
  • трудового договора о работе по совместительству;
  • письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и т.п.;
  • приказов о направлении в командировку, предоставлении отпуска и др.

Могут ли не присвоить табельный номер и что такое «1С»

В том случае, если зарплата начисляется сотрудникам при помощи специальной программы «1С», табельные номера работникам не нужны. Это обусловлено тем, что робот автоматически переводит конкретную сумму (плату) в банк, для чего использует не табельный номер, а индикационный код работника. Например, если к сотруднику нет каких-либо претензий, ему ежемесячно в определенных числах поступает зарплата на счет (чаще для выплат используют ПриватБанк).

Программа «1С» не заменяет табели, а дополняет их, упрощая процесс выдачи ЗП. Например, если сотрудник выходит на работу сутки через трое (или в любом другом порядке), у него есть месячная ставка, предусмотренная трудовым договором, то его каждый трудовой день (и даже час) можно оценить в денежном эквиваленте.

Пример: сотрудник отработал 20 дней, и при этом, прогулял 1, при месячной ставке 7000 гривен. 7000/20=350 грн. (получает сотрудник за 1 рабочий день). Так, 7000-350=6650 грн. (придет зарплата такому сотруднику, если тот, конечно, не отработает прогулянный день).

Предлагаем ознакомиться  С какого времени начинает действовать полис осаго

Стоит учесть: некоторые предприятия применяют санкции к прогульщикам, соответственно, минус с ЗП может быть больше. Такие санкции должны в обязательном порядке прописываться в трудовом договоре. Если таких санкций не предусмотрено, работник вправе подать в суд на компанию и вернуть заработанные деньги.

Небольшой вывод

Украина не отличается стабильными и «порядочными» компаниями, которые без перебоев оплачивают работу своим сотрудникам. Также и для сотрудников понятие «норма» является чуть-ли не сквернословием. Таким образом, табелирование — чуть ли не единственный способ урегулировать эти сложные отношения, тем более что это обязательное требование со стороны государства для большинства компаний.

Сам табель — таблица сохранения данных о трудовых часах работников. Здесь указываются командировки, прогулы, отпускные и т.д. Для каждого такого пункта используют конкретное обозначение. Практически всем работникам присваивается индивидуальный номер, иногда даже два.

Заполнение табеля учета рабочего времени

За заполнение табеля, чаще всего, отвечает кадровый орган компании. В Украине также популярно создавать отдельную структуру в компании, которая занимается ведением табеля. Такие структуры более тщательно подходят к выполнению данной задачи: высчитывают до минуты рабочее время, создают специальные карточки-удостоверения, по которым сотрудник приходит и уходит с работы, и т.д.

Существует единый шаблон табеля, в структуру которого компания может вносить правки. Для ведения такого табеля, некоторые компании создают бумажные бланки, другие пользуются электронными версиями.

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений.

В некоторых случаях возникает необходимость внести изменения в табель.

Объяснения неявки получены после сдачи табеля. Сотрудник отсутствовал на работе, но не позвонил, не уточнил, по какой причине. До сдачи табеля в бухгалтерию графу "Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца" можно оставить незаполненной. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, не представил оправдательных документов, в табеле следует проставить отметку о неявке по невыясненным причинам - код НН или 30.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

После того как работник представит оправдательные документы, например больничный лист, код НН нужно заменить кодом Б или 19. В этом случае к закрытому табелю прилагают дополнительный лист с точными сведениями по данному работнику.

Увольнение в начале месяца. Если сотрудник увольняется, то все причитающиеся ему суммы нужно выплатить в день увольнения (ч. 1 ст. 140 ТК РФ). Для того чтобы правильно начислить суммы, необходимо внести в табель сведения об этом работнике на день его увольнения. Например, если сотрудник увольняется 8 ноября, то на отдельном листе табеля отражаются отработанные им дни, а 9 ноября делается запись "Уволен".

Должность

Числа месяца

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Итого дней (часов) явок (неявок)
с 1-го по 15-е число

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

Всего дней (часов) явок (неявок)

Кассир

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

40 ч

ОРФ

ОРФ

В

В

ОРФ

ОРФ

ОРФ

ОРФ

ОРФ

В

В

В

ОРФ

ОРФ

ОРФ

10 дн.

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

4

84 ч

ОРФ

В

В

ОРФ

ОРФ

ОРФ

ОРФ

ОРФ

В

В

ОРФ

ОРФ

ОРФ

ОРФ

ОРФ

21 дн.

При обнаружении работником, ответственным за составление и представление табеля (ф. 0504421), факта неотражения отклонений или неполноты представленных сведений об учете рабочего времени необходимо учесть такие изменения, составить и представить в установленные сроки коррекционный табель (ф. 0504421).

При этом если первоначально табель (ф. 0504421) представлялся за соответствующий расчетный период с указанием значения «первичный» и цифры «0», то при внесении необходимых изменений ставится значение «корректирующий» с указанием порядкового номера корректировки – цифры начиная с 1. Сведения из корректирующего табеля (ф. 0504421) служат основанием для перерасчета заработной платы за календарные месяцы, предшествующие текущему месяцу начисления заработной платы.

Сформулируем основные мысли, изложенные в статье:

  • учреждение использует табель (ф. 0504421), заполняя его одним из предусмотренных Приказом № 52н способом – путем регистрации явок или неявок на работу;

  • учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики;

  • при наличии у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки табеля (ф. 0504421) записывается в виде дроби. Если отклонений более двух, то на работника заполняются две строки табеля (ф. 0504421);

  • в случае обнаружения ошибки и (или) отражения неполной информации работник, ответственный за составление табеля, вносит исправления и представляет за соответствующий расчетный период корректирующий табель (ф. 0504421) с указанием его вида и порядкового номера корректировки.

[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

[2] Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector