Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Правовые документы
Назад

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Опубликовано: 11.04.2020
Время на чтение: 22 мин
0
3

Как заверить прошитый документ

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

https://www.youtube.com/watch?v=tJuJBBmnFyU

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

  • приказы (как общие, так и личные);
  • штатное расписание;
  • отчеты (например, авансовый отчет);
  • счет-фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  • Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

  • документы необходимо скрепить в 3 дырки;
  • расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
  • сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
  • на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
  1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
  1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
  1. В крайний прокол с тыльной стороны
  1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
  1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
  1. Остается завязать нитку узлом
  1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

  • чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
  • номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
  • если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
  • если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
  • если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
  • если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Потребность прошивки документации связана с необходимостью размещения бумаг в архивах. Многостраничные документы обычно заверяются подписями ответственных лиц и печатями организаций или предприятий, а затем сшиваются и передаются в архив.

Подобное хранение требуется для всех документов, содержащих несколько оформленных страниц. Это:

  • договоры и их копии;
  • финансовая документация;
  • отчёты в различные страховые фонды и налоговую инспекцию.

Прошивка позволяет избежать случайной потери ценных бумаг, а также облегчает поиск документов для сотрудников архива или кадрового отдела. Иногда документы необходимо предъявить проверяющим органам или сделать их копии.

Сшить многостраничную документацию можно вручную, используя толстую иглу и нити либо с помощью специального станка.

Для работы потребуется:

  • канцелярский клей;
  • игла большого диаметра и длины (для удобства работы);
  • острое шило для прокалывания отверстий (бумага потом не сминается при прошивке);
  • толстые нити, легко входящие в игольное ушко (можно брать хлопчатобумажные, чтобы предотвратить развязывание узлов, но чаще используют капрон или лавсановые ленты);
  • чистый лист бумаги.

Рекомендации по выбору нитей: прошивные ЛШ-210 (наиболее часто используемые в делопроизводстве), банковский шпагат, суровые.

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

  1. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
  2. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
  3. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

Чем прошивают?

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Мощный дырокол

Заверительную надпись следует клеить на качественный клей, чтобы она оставалась надежной даже спустя большое количество времени. Также необходима печать, которая должна захватывать не только надпись, но и часть листа документа.

Сшивание документов — один из этапов организации порядка

  • организацию и название документа;
  • дату подшивки и срок хранения;
  • подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
  • количество документов и подпись с указанием ФИО.
Предлагаем ознакомиться  Может ли муж аннулировать брачный договор после развода

Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией. Возможные варианты сшивания Сшивать документацию можно многими способами.

Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

  • Классический способ – при помощи иглы и нитки.

    Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.

  • При помощи шуруповерта и плотной веревки.

Точка зрения законодательных органов

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие:

  • методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;
  • п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
  • п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;
  • п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).
  • ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:

  • обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
  • прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;
  • копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
  • прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата.
  • Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Пошаговое руководство по прошивке от А до Я

Для регистрации малого бизнеса очень важно знать, как правильно сшивать документы.

Иногда нарушения и ошибки в прошивке бумаг могут послужить причиной отказа в регистрации и затянуть весь процесс на неограниченное время.

И это не прихоть чиновников: сшивание гарантирует максимальную защиту многолистовых документов от возможных подделок или утери. Поэтому лучше все сделать в соответствии с существующими требованиями с первого раза.

Четкого свода правил о том, как сшивать документы, не существует, однако есть нормативы, согласно которым, нужно подшивать все делопроизводственные бумаги в количестве больше одного листа.

Подклеивание канцелярским клеем, скотчем, соединение с помощью скрепок или степлера полностью исключается. Все важные бухгалтерские, кассовые, юридические и налоговые документы нужно прошивать нитками. Сшивание документов нитками можно осуществить вручную или используя специальное устройство.

Практикуется переплет документов или же их брошюровка.

Если вы не уверены, что справитесь со всеми требованиями самостоятельно, имеет смысл поручить сшивание документов профессионалам.

Вы можете обратиться в ближайший архив или типографию – как правило, у них есть сотрудники, оказывающие подобные услуги качественно и недорого. Или же в частную специализированную фирму, занимающуюся аналогичной деятельностью. Вам придется заплатить за работу специалиста, зато все будет сделано аккуратно, быстро и по правилам.

Пошаговая инструкция по закрытию ИП.

Решили открыть кафе, но не знаете, какие для этого нужны документы? Полный перечень необходимой документации здесь!

Если вы все же решили заняться прошивкой документов самостоятельно, вам нужно приготовить:

  • собственно документы;
  • суровые нитки черного цвета или банковский шпагат;
  • иголку;
  • дырокол;
  • лист папиросной бумаги размером примерно 4 на 6 см, который вы приклеите к готовой подшитой книге документов, чтобы написать на нем все необходимые данные;
  • канцелярский клей;
  • если требуется – печать.

Итак, как правильно прошить документы нитками?

1. Сначала подготовьте документы. Сложите все листы в ровную стопку и сделайте по вертикали два или три отверстия, строго симметрично. Самым надежным считается сшивание особо важных документов через пять отверстий.

Расстояние между отверстиями должно равняться в идеале 3 см. Если у вас всего 2-3 листа, делайте их толстой иглой, но аккуратнее — дыроколом. Для толстой стопки бумаг используйте шило или, на крайний случай, молоток и гвозди.

Теперь разложите все документы по порядку и пронумеруйте их.

2. Сшейте документы нитками или шпагатом. Иногда используют тонкую ленту для сшивания документов, но надежнее, чтобы не переделывать, взять все же суровые нитки. Прошивать документы нужно дважды, концы нити вывести на изнаночную сторону и связать крепким узлом. Узел и оставшиеся хвостики должны быть такими, чтобы на них можно было наклеить листочек с подписью и печатями.

СТАНКИ ПРОХОДЯТ КОНТРОЛЬ КАЧЕСТВА, ПРЕДПРОДАЖНУЮ ПОДГОТОВКУ И НАСТРОЙКУ. ДЛЯ БЮДЖЕТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ СТАНКИ ПРОДАЮТСЯ БЕЗ ПРЕДОПЛАТЫ!

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Обновленная в 2017 году модель брошюровочно-переплетного станка Yunger M168 в металлическом корпусе (на российском рынке также известный под названием Yunger M 168 New, Лотос М168, ППК-М168, Vektor M 168, АПС М168, и др.

) представляет собой настольное электрическое устройство для ниточного переплета дел временного и постоянного хранения.

Машинка для прошивки документов Yunger М168 позволяет повысить скорость и удобство переплетных (архивных) работ, с его помощью можно организовать архивную обработку документации на рабочем месте без привлечения сторонних специалистов (архивных служб).

Благодаря оригинальной конструкции работа  на устройстве проста, безопасна и не требует специальных навыков.

Несмотря на компактный размер, переплетчик Yunger M168 имеет широкие возможности для применения не только в офисах и банках, но и в городских архивах, библиотеках, судах, военных и силовых структурах, образовательных учреждениях, в нотариате и мн. др. Использование устройства Yunger M168 не ограничивается только подшивкой документов составляющих документооборот организаций, брошюровочный станок Yunger 168 незаменим для прошивки договоров, личных дел, конкурсной документации, брошюр, судебных, уголовных и административных дел, нотариальных документов.

Принцип работы – станок производит сверление пачек документов (и картона) толщиной до 10 cм. (около 950 листов плотностью 80g/m2) перьевым сверлом с прорезью в форме крючка, с последующим продеванием нити сквозь отверстие, оператору станка остается завязать концы нити узлом.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Для сверления отверстий в устройстве также может использоваться обычное сверло, при этом прошивка документов будет осуществляться цыганской иглой и нитью, также можно скрепить пачку бумаг металлопластиковыми стяжками.Товар сертифицирован, все станки проходят контроль качества в России, Гарантия 1 год.

Технические характеристики станка Yunger M168:Вес: 7,7 кг Толщина прошивки: до 100мм.Ширина прошиваемой папки с ограничителем: 320 мм. Диаметр сверления отверстий : 4мм.

Переплетнo-брошюровочный станок Yunger m168: 1 шт.

Лоток для формирования пачки бумаг: 1 шт.Игла-крючoк для сверления и вытягивания нити: 5 шт. Сверло 4мм.: 2 шт. Нить для прошивки  (20 г) : 1 шт.Нить для прошивки  (50 м.) 1 шт.Игла цыганская 125 мм. (для ручной прошивки) 1 шт.Наклейка “прошито пронумеровано” лист-24 шт. 1 шт.Архивная папка до 10 см. – 1 шт.Контактные щетки двигателя: 2 шт.Ремниприводные: 2 шт. Все запасные части входят в стоимость станка.

Упаковка: 420 х 370 х 240 (мм.), объем 0,04 куб.м. Вес: 7,8 кг

ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ YUNGER M168

Для того чтобы содержать рабочее место в чистоте дополнительно можно купить лоток-подставку для сбора бумажных опилок в разделе запасные части. Вы можете купить станок Юнгер М168 в Вашем городе.

* Цена снижается с учетом комплектации станка, и расходов на доставку по согласованию с вами. Вы нашли предложение лучшее по цене? пришилте нам ссылку – мы его рассмотрим и предоставим вам скидку, при этом будет учтена комплектация станков и условия доставки. 

Расходные материалы – рекомендуем приобрести: архивные папки, нитки для прошивки документов, картон для переплетных работ А4, наклейки прошито-пронумеровано, конгривки для нотариусов.

Настоящая инструкция по охране труда разработана специально для безопасной работы на брошюровочном аппарате.

1.1. К работе на брошюровочном аппарате (проволокошвейной машине) допускаются лица старше 18 лет, не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья, прошедшие вводный и первичный на рабочем месте инструктажи по охране труда, обучение безопасным приемам труда, стажировку на рабочем месте и проверку знаний требований охраны труда. 1.2.

В дальнейшем на рабочем месте проводятся инструктажи по охране труда не реже одного раза в 3 месяца, очередная проверка знаний требований охраны труда – не реже одного раза в 12 месяцев. 1.3.

При переводе на новую работу, с временной на постоянную, с одной операции на другую с изменением технологического процесса или оборудования работники должны пройти инструктаж по охране труда на рабочем месте. 1.4.

Оборудование нерабочее место следует держать в чистоте и порядке. Все приспособления, инструменты должны быть в исправном состоянии и находиться в отведённых для них местах. 1.7.

В процессе работы на работника возможно воздействие следующих опасных и вредных производственных факторов: — опасность поражения электрическим током; — опасность травмирования движущимися частями оборудования, проволокой; — острые края оборудования, проволоки, бумаги; — недостаточное освещение рабочего места; — повышенное содержание бумажной пыли на рабочем месте.

1.8. За невыполнение требований настоящей инструкции работник несет ответственность в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим законодательством Российской Федерации.

2.1. Надеть специальную одежду и обувь, застегнуть на все пуговицы, волосы убрать под головной убор. 2.2. Осмотреть оборудование и рабочее место. 2.3. Проверить исправность машины, прочность крепления ограждений, наличие заземления, достаточность освещения, чистоту и порядок на рабочем месте. 2.4.

О неполадках сообщить руководству и до устранения неполадок к работе не приступать. 2.5. Машина должна быть установлена на ровной поверхности. 2.6. Опора должна быть жесткой и выдерживать вес машины,

Машина не должна подвергаться воздействию солнечных лучей и источников тепла, радиаторов отопления, нагревательных приборов.

3.1. Не допускать попадания внутрь машины металлических предметов, скрепок и т.д. 3.2. Не притрагиваться к вращающимся частям, а также не класть ничего кроме бумаги в магазины машины во время её работы. 3.3. Не снимать закреплённые винтами кожухи и стенки, не вносить самостоятельно изменений в конструкцию машины. 3.4.

Не устанавливать машину вблизи источников сильных электромагнитных полей, не класть на постоянные постоянные магниты. 3.5. Не подключать одновременно с машиной несколько электроприборов к одной розетке. 3.6. Напряжение в сети должно быть стабильным. 3.7.

При подключении машины помнить, что вилка шнура не должна нагреваться, на сетевом шнуре не должно быть повреждений, вилка сетевого шнура должна быть до упора вставлена в розетку. 3.8. Во время шитья брошюру держать так, чтобы пальцы находились как можно дальше от корешка (особенно при малом формате брошюры). 3.9.

Нажимать ногой на педаль разрешается только тогда, когда брошюра положена на стол и выровнена у швейного аппарата. 3.10. При заправке новой катушки скрепляющую проволоку снять кусачками, придерживая ее конец, чтобы проволока не разматывалась. 3.11.

Предлагаем ознакомиться  Потребительский кредит на неотложные нужды

Нормативные требования

Доверительная наклейка не может быть наклеена за счет самоклеящего вещества, а также клея силикатного вида или клея-карандаша. Кроме этих рекомендаций есть и ряд других отраслевых нормативных документов, которые устанавливают правила прошивки деловых бумаг.

Схема устройства для сшивания документов с минимальным расходом ниток и резинок

Таким образом, было рассмотрено, как правильно шить дела иголкой с ниткой вручную, как сшить дело вручную на 4 дырки и более. Как видно из объяснений, научиться делать подшивку папок и прочих документов потайными швами не сложно.

Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

  • Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
  • Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
  • Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
  • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

4. Опись.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Федеральный закон «Об архивном деле» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения (статья 17). Каким именно образом (в том числе – прошивкой или переплетом) должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций – об этом Закон не говорит.

Однако он определяет, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов (статья 23), а упорядочение архивных документов – это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (статья 3).

https://www.youtube.com/watch?v=GRr0Y4JOzlU

Как известно, такие Правила утверждены в 2009 г. Согласно им, одним из основных видов физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе является переплет архивных документов (подпункт 2.11.9.1). Таким образом, Закон на стороне переплета. К сожалению, отличие прошивки от переплета выше так и не было разъяснено. В чем же оно, в самом деле?

Станок для подшивки документов своими руками размеры

  • Москва: 7 (499) 110-86-72.
  • Санкт-Петербург: 7 (812) 245-61-57.
  • Регионы: 8 (800) 600-36-07.

— Дмитрий Иванов. Юрист

Существует два удобных и самых распространённых метода сшивания вручную:

  • через три прокола (отверстия);
  • через четыре прокола (отверстия).

Через три прокола

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Прошивка с тремя отверстиями выполняется следующим образом:

  1. По краю документа выполняется три прокола с помощью шила. Расстояние между ними не должно превышать 3-5 сантиметров.
  2. Игла с ниткой вводится через один прокол с тыльной стороны документа, при этом часть нити оставляется для последующего крепления (не больше 7-10 см).
  3. Затем игла пропускается через соседнее лицевое отверстие.
  4. После чего инструмент выводится в пока ещё свободное отверстие с тыльной стороны.
  5. На последнем этапе игла вводится в отверстие, расположенное посередине (с него начиналась работа по сшиванию).
  6. Оба свободных конца нити крепко связываются с тыльной стороны бумаг. А чтобы избежать случайного развязывания край нитей закрепляется с помощью вырезанного из чистой бумаги квадрата и канцелярского клея. Излишки клея удаляются после прижимания квадрата с помощью бумажной салфетки.

Как вариант, допустимо сшивание с помощью дырокола.

Этот инструмент делает всего два прокола, но техника сшивания остаётся прежней. Нить вводится с тыльной стороны, затем пропускается вниз (крепление можно повторить два или три раза). После чего концы связываются на тыльной стороне, обрезаются и закрепляются с помощью клея квадратом из бумаги.

Если документ достаточно объёмный и включает в себя много листков, для надёжности крепления используется прокол с четырьмя отверстиями.

Для его выполнения производится следующая последовательность действий:

  • С помощью шила делается разметка (выполняется четыре прокола). Расстояние между ними выдерживается в 3-5 сантиметров.
  • Игла вводится в одно из вторых отверстий с тыльной стороны, а затем выводится вниз через соседнее, пока ещё свободное, первое с краю отверстие.
  • После чего нить повторно пропускается через среднее отверстие, а затем выводится на лицевую сторону через третье отверстие (одно из расположенных посередине).
  • Затем игла вводится в крайнее свободное отверстие и выводится на тыльную сторону через прошитое на предыдущем этапе среднее отверстие.
  • Свободные концы нитей связываются и обрезаются. Крепление выполняется с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Станками для хранения (сшивания) документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину. Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба. Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока (порядка 1 500 рублей за единицу).

Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию. Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до 5-8 сантиметров.

https://www.youtube.com/watch?v=1qpF0896L8Y

Такое приспособление оснащено ручкой, облегчающей транспортировку документов внутри архива. Станок — это одно из лучших решений для хранения архивных дел.

Перед упаковкой документа рекомендуется разместить на станине специальный картон для упаковки, который будет играть роль переплёта.

Также прошивка необходима при передаче документации в налоговую службу или Пенсионный фонд. Такая же аккуратность в хранении бумаг пригодится в случае визита представителей проверяющих органов или передаче документов в соответствующие органы для проверки.

Не принимается документация, скреплённая с помощью клея или степлера. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований. Но в то же время налоговая служба в 2013 году разъяснила, что заявления и любые учредительные документы подлежат передаче без прошивания. Это единственное исключение из общих правил архивного хранения документов. Процедуре прошивания подвергаются все кадровые и бухгалтерские документы.

Следует отметить, что дела хранятся в архиве организаций, учреждений и предприятий определённый срок (например, личные дела сотрудников сохраняются в кадровом отделе в течение 75 лет). По истечении которого, документация передаётся в специальные архивные организации. Негосударственные организации и частные (коммерческие) предприятия для такого хранения заключают специальные договоры с Федеральной архивной службой. Для государственных учреждений и организаций такое хранение доступно по умолчанию.

Прошивка документов является способом упорядочивания документации на бумажных носителях с целью ее структурирования, уменьшения объёма и исключения случаев ее подмены, необходимых для их архивного хранения. В работе бухгалтерии и отдела кадров присутствуют документы, которые необходимо защищать от изъятия или подмены листов:

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

к таким документам относятся журналы регистрации, первичная бухгалтерская документация и отчеты. Для архивного хранения таких документов применяется технология прошивки (подшивки документов), гарантирующая отсутствие постороннего вмешательства. Чтобы облегчить и систематизировать обработку документов мы предлагаем Вам линейку станков для прошивания документов.

Инфо Предлагае

тся в двух вариантах: А — с титулкой, Б — без титулки (в комплекте лист самоклеящейся бумаги для самостоятельной распечатки титулки).

Папка является собственной разработкой ТМ «ПАПЕРОВИЙ РАЙ» и защищена патентом Украины.

А — с титулкой

Б — без титулки

Итак, начинаем шить

1. Первая операция заключается в складывании документов в необходимом порядке, составлении описи и проч. согласно требованиям делопроизводства. Главное, должна получится ровная пачка документов формата А4.

2. Чтобы она не смещалась, не разлетались листы, скрепите ее с помощью биндера №51 (фото 1)- это самый большой размер, как раз на 250 листов.

Фото 1

3. Положите на стол доску, обрезок ДСП или что-нибудь не очень нужное, которое можно нечаянно просверлить.

Необходимо соблюдать правила установки номера страницы:

  • номер ставится всегда с правой стороны в верхнем углу;
  • используются для нумерации, в основном, арабские цифры;
  • на странице с описью номер не ставится;
  • документы с имеющимися конвертами и фотографиями номеруются по такому образцу: вначале конверт, а затем все фотографии в конверте;
  • при допущении ошибок их разрешается зачеркнуть аккуратно одной линией и продолжить нумеровать, но рядом сделать запись «Исправленному верить», поставить подпись и печать.

После нумерации указываются инициалы сотрудника и его краткие данные, после чего можно приступать к самой прошивке.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Нитки играют важную роль для закрепления листов. От их качества зависит прочность скрепления бумаги и фиксация в папке.

Важно Вырезал заготовку нужного размера и расчертил прямо на ней все элементы будущей конструкции.

Весь станок изготовлен лишь с помощью ручного фрезера и пилы.

В качестве опор для пресса можно было бы использовать обычные болты. Но каждый раз при снятии и установке пресса придется выкручивать барашки на всю длину шпилек, а это долго и не удобно. Нужно сделать чтобы болты откидывались в сторону. Пришлось с опорами для пресса немного помудрить.

Сделал их из анкерных болтов с кольцом на конце.

Сцепил их, разжав в тисках и удлинил шпильку одного из болтов.

С обратной стороны шпилька затягивается гайкой с шайбой. Чтобы конец шпильки не выпирал и не царапал стол, пришлось ее немного утопить.

В результате получаем достаточно надежный узел, как я люблю.

Пресс симметричен относительно оси опор.

Это связано с тем, что мы делаем не просто декоративное изделие, а утилитарный инструмент, который должен быть рассчитан на долгий срок службы. Наносить следует как минимум два слоя покрытия с межслойной сушкой в течение одних или двух суток с обязательной промежуточной шлифовкой. Необходимость нанесения двух слоев связана с тем, что древесина — это натуральный материал, свойства которого различны в различных его частях.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Поэтому первый слой лака в разных местах ляжет по-разному — где-то полностью впитается, оставив матовую поверхность, а где-то весь останется на поверхности, создав глянец. Второй слой лака выровняет поверхность. А необходимость промежуточной шлифовки связана с тем, что сколько древесину не шлифуй, после нанесения лака обязательно поднимется оставшийся ворс, который раньше лежал гладко и был недоступен для шлифовки.

И с помощью достаточно дорогих станков, позволяющих просверлить отверстие и вытащить нить (примерно так же делает швейная машина), и с помощью станков попроще, которые позволяют только подбить страницы в пачку, зажать ее струбцинами и просверлить обычной дрелью. В статье описан способ, позволяющий сшить документы без станков, используя нашу универсальную папку-обложку «Архив без проблем» и минимум необходимых материалов.

Папка-обложка «Архив без проблем» состоит из двух обложек, позволяет очень быстро и качественно сшить подобранные документы от 1 до 250 листов. Размер обложки 23х32см. Толщина корешка регулируется в процессе прошивки блока.

Защита двигателя на приору своими руками

Защита картера двигателя Лада Гранта/Приора Практически у далее…

Большое количество документов в современном офисе требует аккуратной обработки и хранения, а также утилизации ненужных бумаг.

Нужно сделать чтобы болты откидывались в сторону. Пришлось с опорами для пресса немного помудрить. Сделал их из анкерных болтов с кольцом на конце.

Пресс симметричен относительно оси опор. Это сделано для равномерной нагрузки при сдавливании листов.

Каркас лотка скреплен по периметру с помощью саморезов. Головки утоплены чтобы не цеплялись.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Вес готового изделия составил 4,7 килограмма. Не слишком много, да и эргономичная ручка позволяет переносить весь станок для сшивки документов в одной руке.

Станок получился симпатичный и надежный.

Немного отступив от края, необходимо сделать около 3 отверстий насквозь листов бумаги. Порядок таков, что одно отверстие необходимо проделать точно в центре, остальные – справа и слева от него на расстоянии 3 см:

  • В иголку вдевается нитка, длина берется с запасом – около 70-80 см.
  • Внизу бумаг, в среднее отверстие, вставляется игла с ниткой, полностью продевается.
  • Затем проводится сверху к верхнему крайнему отверстию, полностью продевается:
  • Игла просовывается в третье нижнее отверстие внизу документа, образуя длинный стежок:
  • Затем проводится сверху документа и выводится вниз через середину:
  • Если документ толстый, то эти же манипуляции можно повторить, чтобы листы более прочно закрепились.
  • Снизу на обороте требуется завязать узел.
  • Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое. Ведь практически от каждой буквы и запятой во многом зависит конечный результат их рассмотрения в учреждениях и связанные с этим последствия.
  • Несмотря на то, что на сегодняшний день в сети Интернет существует множество руководств о том, как правильно заполнять, составлять и структурировать документы, вряд ли вы где-то найдете полную и подробную инструкцию по их прошивке. С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по ниже приведенным причинам.
Предлагаем ознакомиться  Алименты какие документы нужны и как назначаются алименты если отец официально не работает

Важные нюансы

  • Прошитую документацию рекомендуется заверить подписью руководителя (предпринимателя) и печатью организации или предприятия.
  • Каждый из листов нумеруется вручную, а затем количество листов вносится в запись цифрами и прописью. Например: «Прошито, пронумеровано и скреплено подписью 18 (восемнадцать) листов».
  • При этом часть подписи уполномоченного лица располагается на документе, а часть на приклеенном листе с информацией по заверению. То же правило касается и наложения мокрой печати организации или предприятия.
  • Для заверительной подписи используется только специальная папиросная бумага, которая позволяет видеть неповреждённый узел крепления!
  • Прошивка доверяется исключительно лицам, имеющим на это должностные полномочия, закреплённые за ними в специальной инструкции.

Подготовка документов для регистрации ИП

В процессе своей работы сотрудники складывают документы по мере поступления путем пробивания обычным дыроколом в арочные папки. Сразу же им присваивается номер с-но номенклатуре и печатается наименование, вставляется в торец (затем он нам понадобится). По окончании месяца (!) составляется реестр документов (обычно из 1с-там это легко делается).

Прикладывается сверху. Можно сразу и пронумеровать (напр., сф входящие). Бывают, конечно, моменты, когда нет еще оригинала, но тогда я вкладываю факс, также пронумеровываю и приклеиваю стикер! Когда приходит оргинал, я просто их заменяю. Обычно количество документов уже больше не меняется.

По истечении установленного нами времени, например, пол-года или год, мы делаем следующее:

  • Берем обычные картонные папки, вырываем железки (т.к. они обычно плохо приклеены, и не выдерживают 5 лет), на их месте делаем дырки и эти железки продеваем уже снаружи ( а можно и проволоку или продеваем веревочки).
  • Просто перекладываем уже подготовленную пачку документов в те же дырочки, кладу реестр, а сверху на картонную папку наклеиваю уже давно отпечатанное название, хранившееся в торце арочного сшивателя…а можно и просто написать.
  • Этот процесс занимает ровно 5 мин.!!! Это точно знаю, сама много лет так делаю.

Здесь важно неск. замечаний:

  • документы желательно сразу складывать в хронологическом порядке, сверху 1-е число, снизу последнее. В этом случае перекладывать можно сразу всю пачку одним движением;
  • документы желательно подготавливать с разбивкой не более 4 см;
  • папки желательно подписывать так: -сверху, -в верхнем правом углу, -и с торца;
  • веревочку можно оставлять подлиньше и даже завязать на бантик: даже если заклеить концы, то можно в случае
  • необходимости отксерить — просто ослабить (развязать) веревочку без расшивания всего дела.

Далее все переложенные, пронумерованные дела (картонные папки) мы перекладываем в картонные коробочки из-под бумаги -стоя(они немного тесновато, но входят — проверено!) и сверху прикрываем крышечкой от этой же коробочки (чтоб не пылились).

На коробочках мы приклеиваем крупно напечатанный список дел, которые сюда поместились. Такое складывание дает более экономичное расходование пространства, к тому же спереди очень хорошо видно, что и где хранится!

Преимущества подготовки:

  • Процесс архивации почти не занимает у сотрудников время.
  • Приучает изначально складывать документы аккуратно.
  • Приложенные сверху реестры позволяют гл.бухгалтеру быстро принять-проверить документы, а сотрудникам быстро находить нужные документы внутри дела уже в течении текущего года.

Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны.

Нумерация листов

Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке.

Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию.

https://www.youtube.com/watch?v=xU3DMc4DNIE

Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (форматов А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка.

Например: «Лист 7 — карта-склейка из 10 листов». Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле, вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Опись документов

Как правильно прошить документы нитками — пошаговая инструкция

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные:

  • наименование документа, дата составления описи, заголовок (возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов);
  • перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Обложка дел

  1. Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229×324 мм.
  2. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
  3. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.
  4. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
  5. Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

Прошивка документов

Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне:

  1. Отверстия делают симметрично по высоте листа.
  2. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия).
  3. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210.
  4. При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой.
  5. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности.
  6. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом.
  7. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.
  8. Следует опечатать дело наклейкой из бумаги с надписью

Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима.

Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Обязанности по прошивке документов должны быть внесены в должностные инструкции соответствующих сотрудников.

Шпагат банковский или нитки прошивные ЛШ-210 (при отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой). Шило Клей канцелярский, бумажная наклейка

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

  • Копия паспорта.
  • Заявление на регистрацию ИП.
  • Квитанция на оплату госпошлины.
  • Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).
, , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector