Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Правовые документы
Назад

Приказ о нумерации документов образец

Опубликовано: 08.04.2020
Время на чтение: 20 мин
0
13

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

В кадровых подразделениях компаний образуется большое количество различных документов, касающихся как деятельности самого подразделения, так и движения персонала в целом по предприятию.

Это положения, соглашения, штатные расписания, приказы и распоряжения руководства. При ведении делопроизводства в отделе кадров важно сгруппировать по значимости каждый из видов документов.

https://www.youtube.com/watch?v=VU-xMIC8jE4

Особое внимание при этом уделяют созданию простой и понятной системы нумерации приказов в кадровом делопроизводстве.

В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения.

Таких сроков, как правило, три:

  • документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия;
  • приказы (распоряжения) руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 (75) лет;
  • текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет.

Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно.

Приказ о нумерации документов образец

Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. д.

При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий. Например, в разрезе действий с персоналом, подразделений, срокам хранения документов и т. д.

Общеустановленных правил присвоения номеров кадровым документам нет.

Вместе с тем, необходимо руководствоваться несколькими правилами присвоения номеров приказам по кадрам.

Во-первых, по умолчанию действует правило, что нумерация приказов и иных кадровых документов начинается заново с началом нового года. Исключение из него сделано для некоторых государственных и муниципальных учреждений, где новый учебный год начинается в сентябре. Такие организации начинают нумеровать приказы с 1 сентября, а не с 1 января.

Во-вторых, используемая система нумерации кадровых приказов должна уменьшать время на поиск нужной бумаги. Для этого к номеру приказа можно добавить год издания или буквенный код его тематики.

Например, приказ № 5-2018 или № 5-отп.

Кроме того, при большом количестве одинаковых по содержанию приказов можно вести журналы учета приказов. В них заносят основные сведения о каждом приказе и распоряжении:

  • номер и дату издания;
  • содержание документа;
  • Ф. И. О. сотрудника, которого он касается и подразделения, где он работает.

Такие журналы можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде в формате простой экселевской таблицы.

В-третьих, снижать время на обработку и дальнейшее архивирование приказов и распоряжений. Чем больше документов по кадровым вопросам образуется в компании, тем разветвленнее должна быть их классификация и длиннее номер каждого приказа.

Например, в кадровой службе компании работают несколько сотрудников, которые отвечают каждый за свой участок работы.

Это может быть цифровой или буквенный код, применяемый для разделения операций по функционалу — № 5-2018-ком или № 5-увол.

В целом используемая система нумерации должна облегчать работу кадровых служб, поэтому не нужно делать ее громоздкой.

Приказ о нумерации документов образец

Если в небольшой фирме с 3 работниками функции делопроизводителя по кадровым вопросам входит в обязанности бухгалтера, то разветвленная нумерация приказов руководителя может только запутать работника и привести к большим потерям времени на работу с документами.

Единообразия нумерации в целом по предприятию можно достичь созданием внутреннего документа по ведению делопроизводства в разрезе подразделений или видов деловых бумаг, а также общей для всех отделов или управлений номенклатуры дел.

Перед началом нового календарного года необходимо решить вопрос о том, устраивает ли действующая система нумерации кадровых приказов или в нее необходимо внести изменения. При создании нового предприятия можно использовать простейший порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве, где каждый приказ имеет одно- или двухзначный номер.

https://www.youtube.com/watch?v=ytB03i6vNb0

Затем по мере расширения штатной численности персонала, передаче функций по кадрам в отдельное структурное подразделение появляется необходимость в делении приказов по персоналу на несколько категорий, которые также отражаются в номере каждого документа, при помощи буквенно-цифровой кодировки, в зависимости от общей системы нумерации, принятой на предприятии.

Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года? А каких именно?

Журналы учета приказов Виды приказов Среди приказов, касающихся кадровой службы, встречаются разные виды приказов по предприятию:

  1. Приказы по личному составу, при помощи которых происходит регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудниками (например, о приеме сотрудника или его очередном отпуске). По основанию, установленному ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (срок хранения), они подразделяются на:
    • приказы, оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет;
    • распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка, выговор и др.) и подлежащие хранению в течение 5 лет.

    Соответственно, целесообразно эти бумаги хранить в разных папках.

Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом.

Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Приказ о нумерации документов образец

Последний пункт приказа пункт о контроле, в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

  • Привет!Образцы оформления документов.

Оформление приказа

Идет отправка уведомления… Ксюшечка [email protected] Я так поняла?Имеенно так и должно быть?У нас вобще с этим беспредел, я уже как то писала.У меня регистрируются такие приказы:1. По пожарн. без-ти2. О создании всяческих комиссий, в т.ч аттестационных3. Командировки4. Премирование, в т.ч. лишение, мат.помощь, поощрение, надбавки и т.д.5. Приказы по транспорту (регистрация, ТО, нормы расхода ГСМ и т.д.)6.

Штатное расписание, в т.ч. утверждение, изменение, изменение графиков работ7. Об утверждении инструкций, положений и т.д.8.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Бланк приказа о приеме на работу

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Приказ о нумерации документов образец

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Приказ о нумерации документов образец

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).
Предлагаем ознакомиться  Образец выписки из ЕГРН об объекте недвижимости

Значение

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  • заполнение трудовых книжек;
  • формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  • составление приказов по личному составу;
  • контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
  • хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  • при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Журнал регистрации приказов

Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов.

Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  • “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  • “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  • “КМ” – приказы по командировкам работников.
  • “К” – кадровые.
  • “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы.

Приказ о нумерации документов образец

Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.

Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  • Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  • Номер приказа и его дата издания.
  • Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
  • ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
  • Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
  • Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.

В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде. Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически.

Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив.

Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Образцы журналов

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

  • По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
  • По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Правила нумерации приказов в организации

В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.

При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.

Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.

Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу.

Приказ о нумерации документов образец

Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

Нумерация преследует основные цели:

  • систематизация документов на предприятии;
  • удобный поиск;
  • осуществление контрольных действий за подписанной документацией.

Какая существует

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.

В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

Приказ о нумерации документов образец

Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.

Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.

Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности.

Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.Так, выделяются следующие виды деятельности:

  • основная;
  • по личному составу;
  • административно-хозяйственная.

В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.

Приказ о нумерации документов образец

К ним относятся приказы:

  • о создании компании;
  • об утверждении расписания штата;
  • об утверждении графика отпусков либо командировок;
  • о создании отдельных структурных подразделений организации;
  • о слиянии с другими предприятиями;
  • о реорганизации либо ликвидации;
  • прочие относительно деятельности компании.

Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.

Предлагаем ознакомиться  Можно инвалиду брать кредит

Кадровые

К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:

  • о приёме на должность;
  • о переводе сотрудника;
  • о премировании сотрудника;
  • о повышении;
  • об увольнении;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о командировке;
  • об обучении и т.д.

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

Ниже представлены образцы документов, содержащих номер.

Приказ о нумерации документов образец

Данный приказ состоит из цифр и знаков. Числа «02» обозначают номер отдела через дробь. числа «17» — порядковый номер с начала года.

Следующий состоит из цифр, знаков и букв. Где, число «15» — это номер по порядку, а через дробь буквенное обозначение «ОД» — по основному виду деятельности.

И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».

Также в журнале указывается начало заполнения и его конец. По окончанию ставится печать и подпись лица, ответственного за заполнение. Затем он подшивается к предшествующим. Как правило, составляется и используется на протяжении календарного года.

Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.

Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.

Какая существует

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Специфика

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  • «п» — сотрудника принимают на работу;
  • «у» — происходит увольнение;
  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  • «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  • Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
  • Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
  • Место подписания.
  • Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

  • Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
  • Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.
  • Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Приказ о нумерации документов образец

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Порядок нумерации приказов в кадровом делопроизводстве – советы и полезные нюансы

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Нумерации приказов посвящены многочисленные статьи в научно-популярной и методической литературе, главы в учебниках по ДОУ. Всем и все должно быть понятно. Но с отменой Типовой инструкции по делопроизводству в ФОИВ и распространением СЭД вопросов по нумерации становится все больше.

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Нужно ли делать приказ об утверждении нумерации приказов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Например:

  • «п» приказы о приеме на работу;
  • «пр» приказы о приеме на работу рабочих;
  • «пс» о приеме специалистов (ИТР);
  • «к» командировки;
  • «вк» внутренние командировки;
  • «зк» загранкомандировки;
  • «мк» местные командировки;
  • «отд» отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);
  • «отк» отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения 5 лет) и т.д.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Образец приказа по нумерации приказов

В избранноеОтправить на почту Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Что значит присвоить номер приказу Как присвоить номер приказу Итоги Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства.

Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т.
  • Кадровое делопроизводство
  • Приказы
  • Номенклатура дел

Приказ о нумерации документов образец

Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года? А каких именно? Из статьи вы узнаете:

  • как производится нумерация приказов по личному составу;
  • как ведется нумерация кадровых приказов;
  • как вести нумерацию приказов по основной деятельности.
Предлагаем ознакомиться  Что входит в среднюю зарплату

Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи. При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания.

Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа.

Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.

За то потом прибегают люди надо срочно сделать приказ, вот в свободное окно и делаем, получается то так.. А еслиб я нумеровала по необходимости, то не было б и возможности так сказать задним числом приказ делать..

#14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку. Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е. если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Приказ о нумерации документов образец

195198, г. Санкт – Петербург, Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
    2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
    3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
    4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
    5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
    6. остальные приказы – К (кадры).
  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос.

К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.

Приказ о нумерации документов образец

Образец приказа о нумерации приказов Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

ПРИКАЗ №1

Сроки

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе.

А нужна ли вообще нумерация приказов

В пользу нумерации можно привести несколько аргументов:

    При длительном хранении (некоторые из приказов хранятся постоянно, но даже минимальный срок их хранения составляет 5 лет) может возникнуть необходимость найти тот или иной документ. Простое перелистывание многочисленных папок — это неприемлемый вариант, особенно в организациях, где издается за один рабочий день издается несколько однотипных документов.
  • При длительном хранении (некоторые из приказов хранятся постоянно, но даже минимальный срок их хранения составляет 5 лет) может возникнуть необходимость найти тот или иной документ. Простое перелистывание многочисленных папок — это неприемлемый вариант, особенно в организациях, где издается за один рабочий день издается несколько однотипных документов.
  • Даже если речь идет о небольшом предприятии или ИП, где за весь год издается десяток распорядительных документов, и найти или идентифицировать документ в случае необходимости бывает достаточно просто, вопрос о нумерации приказов возникает, как только вносится хотя бы одна запись в трудовую книжку работника, где необходимо заполнить соответствующую графу.
  • Сквозная нумерация дисциплинирует сотрудников, ответственных за хранение фонда. В случае преднамеренного изъятия из папки или непреднамеренной утраты документа, его отсутствие становится заметным по прерывающейся нумерации;
  • Конечные порядковые номера позволяют оценить объем документооборота в конце года и принимать соответствующие управленческие решения относительно организации делопроизводства.

Как присвоить номер приказу

Приказ о нумерации документов образец

Понятие «присвоить номер приказу» подразумевает выполнение нескольких действий:

  • отнесение документа к одному из видов;
  • определение подвида (чаще всего это касается приказов по личному составу);
  • определение порядкового номера предыдущего приказа в соответствующей группе;
  • составление обозначения номера (цифрового или с использованием буквенной части) с учетом результатов выполнения предыдущих пунктов и принятой в организации системы кодирования буквенной составляющей номера;
  • регистрация и внесение сформированного номера непосредственно в документ.
  1. Темы:
  2. Приказы
  3. Кадровое делопроизводство
  4. Номенклатура дел

Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года?

А каких именно? Из статьи вы узнаете:

  1. как вести нумерацию приказов по основной деятельности.
  2. как ведется нумерация кадровых приказов;
  3. как производится нумерация приказов по личному составу;

Оформление приказа

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Коротко о главном

Нумеровать приказы обязательно. Это позволяет решать сразу несколько управленческих и юридических задач за счет наведения порядка в документном фонде.

Приказ о нумерации документов образец

Что будет с неиспользованными отпусками в 2019 году? Узнаете тут.

Порядок нумерации должен быть закреплен документально на уровне ведомства или на уровне самой организации. Номер может быть цифровым или буквенно-цифровым. Нумерация начинается заново в каждом календарном году.

, , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector