Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Правовые документы
Назад

Как правильно написать дефектную ведомость образец

Опубликовано: 08.04.2020
Время на чтение: 13 мин
0
10

Общие правила их составления

При производстве ремонтов помещений очень часто возникают неучтенные работы, поэтому от правильного и полного составления дефектной ведомости зависит качественное составление сметы в соответствии с которой будет производится оплата ремонтных работ. Для составления дефектной ведомости назначается комиссия, состоящая не менее чем из 3-х человек.

Обычно первый представитель это руководитель структурного подразделения, которое эксплуатирует данное помещение, второй это заведующий хозяйством, а третий это специалист по строительству и ремонту. Необходимо чтобы люди, назначенные в комиссии были специалистами именно в той области, в которой выполняется ремонт например если ремонт подразумевает большой объем замены электропроводки, кабелей, светильников, то и в комиссии по возможности должен быть инженер-энергетик, если большой объем трубопроводов отопления и водоснабжения, то специалист разбирающийся в этой области и т.д.

Первоначально составляем на черновике. Сначала демонтаж. Затем ремонтные работы общестрой (снизу вверх по порядку — пол, стены, потолок), потом электромонтажные работы, слаботочные сети, сантехнические работы и прочие работы. В ведомости учитывается только объем выполняемых работ, но для проверки правильности составления отдаем посмотреть сметчику или строителю разбирающемуся в сметах.

Сметчик задает миллион вопросов. Например: какие размеры окон и дверей, ширина и длина подоконников, демонтаж окон в каменном здании или в деревянном, названия монтируемых радиаторов, окраска за два раза или один, монтируем плинтусы с кабель каналом или без, а может деревянные и т.д. и т.п. От всего этого зависит величина расценки выполняемых работ при составлении сметы. Дополняем ведомость с учетом уточнений и корректировок. Утверждает ведомость руководитель или главный инженер организации – собственника помещения.

В случае обнаружения поломки, брака, несоответствия состояния механизмов, инженерных систем, их отдельных элементов принятым нормативным стандартам в обязательном порядке составляется так называемая дефектная ведомость, бланк и образец которой приводятся ниже.

Несмотря на то, что утвержденного образца дефектной ведомости не существует, этот документ относится к первичным учетным, поэтому в отношении него следует учитывать общие правила оформления бухгалтерских отчетных бумаг:

  1. В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:
  • собственно наименование;
  • дата составления;
  • полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
  • название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
  • лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.
  1. Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
  2. Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
  3. Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
  4. Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
  5. Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.

Для чего составляют дефектную ведомость на ремонт помещения

В составлении данного документа необходимо участие сведущего специалиста. Это сэкономит время, средства и снизит к минимуму риски по растрате материалов. Используя многолетний опыт специалистов и возникающие претензии в производстве работ по ремонту зданий различного типа, то можно выделить основные ключевые моменты при составлении дефектной ведомости на ремонт помещений.

  1. Строительные работы общей направленности, включающие в себя следующие процессы:
    • работа со стенами и перекрытием;
    • земельно-фундаментные работы;
    • дверные, оконные, межкомнатные проемы и их состояние;
    • кровля, крыша, перекрытия на них;
    • теплоизоляционный вопрос;
    • наличие и состояние лестничных переходов;
    • состояние балконов, лоджий, террас и козырьков;
    • фасадные работы декоративного плана;
    • внутренние и прочие отделочные процессы.
  2. Проверка и ремонт сантехнических и водопроводных узлов. Контролируется и фиксируется:
    • состояние труб, коммуникаций водопровода и канализации;
    • исправность отопления и подача горячей воды;
    • монтаж вытяжно-вентиляционой системы и составляющих;
    • газовое обеспечение;
    • монтаж и состояние проводки как внутри помещения, так и за его пределами до точки подключения;
    • отливы, откосы, блоки, запорная арматура;
    • другие работы, касающиеся рассматриваемых сфер.

Частное предприятие «Стройтек»

Дефектная ведомость

№ 1 от 1.01.2014

Наименование объекта; фасад ЧП «Стройтек»

Место нахождения  объекта основных средств: Екатеринбург, ул. Уральская, д.1

В результате проведенного осмотра фасада здания основного офиса ЧП «Стройтек», выявлены следующие дефекты и повреждения, требующие проведения капитального ремонта:

200 кв. м.

230 кв. м.

230 кв. м.

№ п/п Обнаруженные дефекты и повреждения Объем выявленных дефектов Необходимые работы для устранения (малярные и штукатурные) Сроки устранения
1 Трещины и изломы штукатурки наружных откосов по всему основанию 25 кв. м. Устранение неисправности путем нанесения цементно-известкового раствора. Повторное покрытие откосов акриловой краской. 1 квартал 2014 г.
2 Повреждения и трещины на штукатурке фасада здания 230 кв. м. 
Перетирка штукатурки фасада с расчисткой старой краски Ремонт штукатурки с нанесением цементно-известкового раствора без применения лесовШпатлевка стен

Окраска фасада акриловыми красками

1 квартал 2014 г 

1 квартал 2014 г

1 квартал 2014 г

1 квартал 2014 г

3 Трещины бетона карнизных плит 1,5 куб. м. Реанимация защитного бетонного слоя карнизных плит 2 квартал 2014 г
4 Повреждение фундаментных отливов и настенных желобов 300 погонных метров Замена поврежденных элементов на оцинкованный металл 2 квартал 2014 г
5 Нарушение герметичности кровельного покрытия козырька 20 кв. м. Ремонт кровли, укладкой нового еврорубероида 2 квартал 2014 г
Предлагаем ознакомиться  Как узнать приватизирована земля или нет через интернет

Начальник административно-хозяйственного отдела Иванов Иванов А.А

Главный инженер Петров * Петров В.В

Техник Рябинина * Рябинина О.О.

Полезная информация

Чтобы избежать затягивания сроков выполнения работ подрядной бригадой, возможной нехватки материалов и лишне растраты средств, следует учесть следующие моменты:

  1. Обсуждая с руководителем рабочих сроки и виды работ, выясните, какой ремонт можно выполнить своими усилиями. Такой подход позволит сэкономить часть финансовых растрат. В ответ вы можете услышать, что самому делать ничего не стоит, а нужно довериться профессионалам. Это не всегда есть правда, поэтому не поленитесь дополнительно проконсультироваться у независимого лица, которое специализируется по строительным вопросам или имеет соответствующий опыт.
  2. Планируя ремонт, старайтесь по максимуму приобретать материал самостоятельно, или присутствовать при его приобретении. Причем, настаивайте на своем выборе, если уверены в том, что изделие подходит по цене и качеству.
  3. Составленную дефектную ведомость изучите внимательно. При возникновении вопросов или непонятностей, выясните их в срочном порядке до старта основных работ. Нередко, подрядчики пользуются невнимательностью или занятостью хозяина, и дописывают в ведомость мнимые неисправности и липовые дополнительные работы. Если хотите, чтобы после ремонта не было разочарований, тщательно изучайте подписываемые бумаги и контролируйте рабочий процесс на всем протяжении.

Дефектная ведомость от 10.10.2010

Комиссия в составе:

Председателя: Главного инженера почтамта Иванченко А.И

Начальника ОПС Богуш  Д. В

Начальника по ремонту и снабжению Полякова Д. Д

Произвела осмотр помещения для размещения ОПС по адресу: пос. Ивановка, ул. Лесная, д.15.

Выявлено: помещение не соответствует требованиям охраны труда, требуется косметический ремонт внутренней части помещения и фасада.

Установлена необходимость проведения следующих работ:

№ п/п Наименование Единица измерения Объем Примечание
1 Монтаж металлических перемычек по периметру входной двери 0,5 т металлоконструкций 0,01 Выполнить до 31.12.2010
2 Разборка кладки стен из кирпича 10 куб. м. 1,6 До 31.12.10
3 Обрамление проема металлическим уголком 0,7 т металлоконструкций 0.007 До 31.12.10
4 Разборка полов, покрытых керамической плиткой 80 кв. м. 0,8 До 31.12.10
5 Разборка деревянных дверных и оконных проемов 60 кв. м. 0, 06 До 31.12.10

Процедура документирования дефектов

В целом такой документ, как дефектная ведомость, не имеет единого утвержденного образца, поэтому бланки дефектовки (как ее еще называют) всегда разрабатываются самостоятельно. Как правило, в организации изначально утверждаются определенные единые формы, которые впоследствии и применяются в разных случаях.

Документ всегда отражает следующие моменты:

  1. Наименование объекта, у которого обнаружены технические дефекты.
  2. Полный перечень и подробное техническое описание найденных недочетов.
  3. Способы ремонта каждого или группы.

Порядок составления может быть:

  • плановым – в крупных компаниях всегда периодически проверяется то или иное оборудование на предмет полной исправности;
  • внеплановым – в случае специальных проверок, после аварий и т.п.

Таким образом, дефектная ведомость – это основной отчетный документ, в котором описываются любые отклонения изделия, механизма или инженерной системы от состояния, принятого по нормативу:

  • внешние дефекты;
  • внутренние неисправности;
  • брак, допущенный заводом-изготовителем;
  • механические повреждения, допущенные при перевозке и/или эксплуатации оборудования и т.п.

В случае компаний с небольшим штатом часто не возникает особой необходимости разработки, прописывания и утверждения процедуры проверки оборудования и составления дефектной ведомости, поскольку подобные ситуации возникают достаточно редко.

Как правильно написать дефектную ведомость образец

Однако в случае крупных фирм мониторинг качества оборудования производится только по заранее составленному и утвержденному регламенту. В общем виде порядок следующий:

  1. О проведении плановой или внеплановой проверки руководство компании или конкретного филиала выпускает соответствующий приказ.
  2. В этом приказе отражаются уполномоченные лица, которые войдут в проверяющую комиссию: не менее 2 сотрудников. В ее состав обычно входят не только представители технических служб (инженеры, техники, контролеры качества), но и бухгалтерии.
  3. Проводится непосредственный контроль качества, составляется дефектная ведомость на заранее подготовленном бланке, ставятся подписи, после чего документ передается уполномоченным лицам.

Какие ключевые моменты при оформлении дефектной ведомости

При выполнении масштабных работ, целесообразно будет составить несколько смет, каждая из которых направлена на определенную проблему, которые суммарно вписаны в дефектную ведомость. Подобные подразделения можно отсортировать по таким факторам:

  • учет и фиксирование элементов и деталей строения, которые требуют демонтажа;
  • выяснение и определение материалов и частей, требующих замены;
  • сортирование снятых материалов по принципу: негодные и те, которые могут использоваться вторично;
  • определение видов работ, их объемы и сопутствующие работы;
  • расчет потребности в материалах, их ассортимент и закупочный минимум

Касательно последнего пункта, можно отметить то, что посоветовавшись со специалистом, ответственный за строительство либо хозяин помещения может посчитать нужным и выгодным закупку некоторых материалов самостоятельно, что тоже должно быть отмечено в договоре.

В составлении данного документа следует проявить внимательность и скрупулезность обеим сторонам, участвующих в процессе. Чем подробнее и конкретнее будут раскрыты все нюансы, тем меньше недоразумений и споров возникнет в процессе работ и по их завершении.

Как правило, структура заключения дефектной ведомости включает в себя следующую информацию:

  • непосредственно название документа и реальная дата его оформления;
  • реквизиты и наименование предприятия, которое составило ведомость;
  • координаты объекта и его название;
  • место обнаружение дефекта и его определение;
  • рекомендации по устранению выявленной причины и советы по проведению хозяйственных мер;
  • сроки выполнения работ;
  • список персон, ответственных за исполнение, с подписью каждого
Предлагаем ознакомиться  Иностранные права меняют

В случае возникновения дополнительных причин и новых претензий, может составляться дополнительная дефектная ведомость, в которой указываются появившиеся вновь обстоятельства.

Образцы разных видов дефектных ведомостей 2019 г.

Полезная информация

Существует несколько разновидностей дефектовок, каждая из которых имеет собственные особенности:

  1. На ремонт помещения (или всего здания).
  2. На ремонт кровли.
  3. На ремонт автомобиля (грузового, легкового, специального назначения).
  4. На ремонт системы отопления.
  5. На списание запчастей.

В общем виде образец содержит следующие пункты:

  1. В «шапке» вписывается виза «Утверждаю» с подписью директора или другого уполномоченного сотрудника, по приказу которого проводится проверка. Это же лицо утверждается комиссию и подписывается соответствующий приказ. Здесь же прописывается официальное название компании.
  2. Далее пишется название документа и его номер – обычно в простом хронологическом порядке, например «Дефектная ведомость №77». Здесь же вписывается дата осмотра.
  3. Затем пишется полное название технического объекта или инженерной системы, которая была осмотрена.
  4. Описательная часть, которая является основой, представлена в виде таблицы. Здесь по порядку (с указанием номера) перечисляются все внешние дефекты, механические повреждения, неисправности, которые удалось обнаружить при простом визуальном осмотре объекта. Прописываются и конкретные виды работ, направленные на устранение этих неисправностей, а также срок окончания ремонта.
  5. Наконец, прописываются ФИО и должности сотрудников, осуществлявших проверку, ставятся их подписи.

Документ составляется при осмотре любого изделия, устройства, даже офисной техники. Таким образом, образец дефектной ведомости не зависит от объекта проверки – он утверждается как пустой бланк, который используется в работе всеми сотрудниками.

В случае использования компанией служебного автомобиля или при наличии в ее собственности целого парка единиц техники периодически проводится контроль качества машин путем их внешнего осмотра.

Составляется она как в самой компании, владеющей транспортным средством, так и в ремонтной компании, в которой предполагается проведение восстановительных работ.

Составление документа в данном случае позволяет решить сразу несколько задач:

  • отчитаться перед налоговой инспекцией о расходовании определенных средств на мелкий или капитальный ремонт автомобиля;
  • зафиксировать все дефекты и на основе их анализа определить эффективность вложений в ремонт и содержание транспортного средства (совокупные расходы и совокупные доходы за обозримый период);
  • наконец, с помощью этого документа можно уточнить конкретную разновидность ремонтных работ, которые понадобятся в данном случае, а также их оценочную стоимость.

При составлении дефектной ведомости на ремонт машины любого класса и назначения следует уделить внимание нескольким важным особенностям:

  1. Название модели, конкретной технической модификации автомобиля должно полностью совпадать с тем, что указано в документах – в частности, сокращения, регистр букв (прописные или строчные), пробелы или слитное написание.
  2. Названия запчастей, отдельных агрегатов следует прописывать с такой же точностью – обычно их можно уточнить в соответствующих документации или на сайте- завода-изготовителя.
  3. В такой ведомости обязательны ссылки на приложения – т.е. документы, регламентирующие выполнение ремонтных работ, приобретение тех или иных запчастей и т.п.
  4. Обязательны подписи не только ответственных лиц, проводивших обследование, но и самого владельца автомобиля, если машина принадлежит не самой компании, а сотруднику, который заключил соответствующий договор и предоставил свой автомобиль для служебного использования.
  5. Поскольку осмотр и ремонт автомобиля – достаточно сложная техническая процедура, требующая составления предельно конкретных записей, то исправления даже с пометкой «исправленному верить» не допускаются.
  6. Наконец, количество экземпляров такой дефектовки определяется количеством заинтересованных лиц, которых в данном случае достаточно много: это сама компания, использующая автомобиль, его владелец, компания, осуществляющая ремонт. Однако если предприятие будет своими силами ремонтировать свою же машину, дефектная ведомость составляется на 1 бланке.

Пример представлен ниже.

На ремонт помещения

В ходе плановой проверки осматривают все здание или конкретное его помещение, причем составляют, как правило несколько дефектовок – каждая на свое помещение или же сводят все данные в один документ, если так будет удобнее обрабатывать информацию.

Основное назначение в данном случае сводится к следующему:

  • описать все внешние дефекты, нарушения состояния здания (например, трещины на потолке, разрыв напольного покрытия, плесень по углам и т.п.);
  • наметить пути устранения – т.е. конкретные виды ремонтных работ, с помощью которых предполагается справиться со всеми обнаруженными недостатками;
  • обозначить сроки проведения работ, причем поскольку речь идет о довольно больших объемах, требуется определить приоритеты – например, в первую очередь ремонт дверных проемов, и во вторую – устранение трещин в потолках.

Составляют такую ведомость, как правило, 2-3 сотрудника, среди которых присутствуют:

  • бухгалтер или главный бухгалтер;
  • специалист по проведению ремонтных работ;
  • инженер, отвечающий за оборудование в здании.

В бланке дефектной ведомости обязательно требуется отразить такие сведения:

  1. Все сведения, касающиеся здания как физического объекта – по какому адресу расположено, что в нем располагается.
  2. Сами недостатки в их точном наименовании.
  3. Способы и сроки проведения работ по исправлению обнаруженных недостатков.

Поскольку здание – довольно большой объект, а недостатки могут быть обнаружены самые разные, то при составлении дефектовки и реальном планировании работ следует обратить внимание на ряд особенностей:

  1. Сами ремонтные работы называются в точном соответствии с принятой системой наименований – здесь нужно обращаться к соответствующей справочной литературе (Федеральные и территориальные единичные расценки).
  2. При фиксировании и описании вида ремонтной работы следует указывать не только срок, но и объем, причем на каждом этапе нужно определять конкретное ответственное лицо – как правило, их будет сразу несколько.
  3. Все оборудование, а также строительные и иные материалы, предназначенные для ремонта, прописываются в тех наименованиях, как они указаны в документации – т.е. марки и модели пишутся полностью, без сокращений.
Предлагаем ознакомиться  Объяснительная в гибдд по утере свидетельства о регистрации

Образец дефектной ведомости представлен ниже.

При проведении планового и внепланового контроля системы отопления в здании комиссия обычно состоит из 2 человек:

  • представитель бухгалтерии;
  • специалист по ремонту системы отопления.

Следует учесть несколько нюансов составления:

  1. Составляется до ремонта или во время его. Если же осуществить это довольно трудно, то крайний сроки составления – сразу по окончании работы.
  2. Как правило, прописываются не только названия ремонтных операций, но и единицы объемов, а также ответственные лица на каждом этапе (если предполагается совершить работу в несколько стадий).
  3. Исправления в самом тексте в данном случае тоже не допускаются.
  4. Как правило, составляется в электронном виде, но всегда должен иметься и его бумажный аналог.

Образец такой дефектной ведомости приведен ниже.

Под списанием запчастей понимается хозяйственная операция по замене старых, изношенных механизмов любой установки на новые детали. При этом в случае с запчастями автомобиля предполагается составление соответствующей дефектной ведомости, образец которой рассмотрен выше.

Особенности составления следующие:

  1. Прописывается простым спискам вся техника, которая была осмотрена.
  2. Будет правильно и удобно, если наряду с описанием объектов указываются и инвентарные номера каждого из них.
  3. Также следует обратить внимание на то, что название каждой запчасти указывается в точном соответствии с тем, как оно приводится в технической документации.
  4. В графе «заключение» указывается, что деталь признана негодной, устаревшей и нуждается в замене (или в списании).

Образец представлен ниже.

На ремонт кровли

Наряду с дефектовкой, бланк которой составляется при осмотре здания, отдельно разрабатывается документ, который описывает недостатки кровли и соответствующие ремонтные работы. Образец приводится ниже.

Что такое дефектная ведомость

Дефектная ведомость часто составляется в произвольном порядке, на бланке организации либо в печатном или рукописном виде. Составление данного документа можно выразить в следующих положениях:

  • Сама по себе дефектная ведомость – это бухгалтерский документ, на основании которого рассматриваются претензии о бракованной продукции;
  • После сверки первичных документов, в дефектной ведомости указывается вся информация, которая касается времени и места проведения работ, реквизиты лиц, предъявивших претензию и тех, кому она предъявлена. Заключение скрепляется печатью и подписями сторон;
  • Первичная документация заверяется начальником предприятия или главным бухгалтером. Заполнение документа обязательно производиться без зачеркиваний, помарок и исправлений.

Полезная информация

Составить документ можно своими силами в программе Ms Excel. Это особенно удобный вариант для бухгалтеров, поскольку в данном случае нет необходимости самостоятельно подсчитывать нарастающий итог и прочие показатели. О том, как привести ведомость в более удобный для работы вид, можно увидеть здесь.

Дефектная ведомость – документ, необходимый при изложении определенных недостатков, изъянов и браков, обнаруженных в определенных материальных ценностях. Данный документ необходим при контроле качества со стороны покупателя или же со стороны продавца.

Унифицированной формы дефектной ведомости нет, и любое предприятие может составлять данный документ на своем фирменном бланке. При этом следует руководствоваться следующими требованиями:

  • обязательное оформление оправдательных документов для каждой хозяйственной операции; данные документы являются первичными в бухгалтерском учете;
  • документы в обязательном порядке должны быть составлены согласно унифицированным формам первичной учетной документации.
    В противном случае такие документы должны содержать обязательные реквизиты, а именно: название документа, дата составления, наименование организации, содержание определенной операции, название должностных лиц, которые ответственные за ту или иную хозяйственную операцию, их подписи.
  • по согласованию с главным бухгалтером организации, руководитель имеет право утвердить перечень лиц, которые имеют право подписи первичной документации;
  • первичный документ по возможности должен быть точно составлен в текущий момент совершения хозяйственной операции или же после ее окончания;
  • не допускаются исправления, как в банковских, так и в кассовых документах.
    Если же данная мера необходима, следует согласовать это с лицами, чьи подписи проставлены на документах. В таком случае необходимо указать дату корректировки данных на первичных документах.
  • обязательной мерой ведения первичной документации является составление сводных учетных документов;
  • сводные и первичные документы в обязательном порядке должны быть составлены на бумажных носителях. Если же их составление было произведено на машинном носителе, следует сделать бумажные копии данных экземпляров;
  • изъятие первичной документации возможно лишь органами дознания, прокуратуры, предварительного следствия, налоговой инспекцией или органами внутренних дел. Данная процедура происходит в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Дефектная ведомость считается официальной только в том случае, если содержит в себе все вышеперечисленные условия и не противоречит действующему законодательству Российской Федерации.

Вывод

Дефектная ведомость на ремонт помещения является документом, который в большинстве своем поможет решить спорные вопросы во время проведения ремонта и по итогам его выполнения. От составления этого документа выигрывают обе стороны.

Заказчик имеет право ссылаться на него, в случае выявления брака или недобросовестной работы. Исполнитель, в свою очередь, выполнив работу в срок и по технологии, дефектную ведомость может предоставить, как подтверждение проделанной работы в рамках договора.

Составление дефектной ведомости требует тщательной подготовки, сверки многих нюансов и параметров. Кроме того, в этом документе следует уточнять виды материала, их доставку и сроки выполнения. В обязательном порядке, на оригинале документа, изготовленном на бумаге, должны быть подписи всех участников составивших дефектную ведомость.

, , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector