Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Правовые документы
Назад

Как правильно хранить кадровые документы в организации?

Опубликовано: 02.06.2020
Время на чтение: 4 мин
0
5

Состав личного дела сотрудника в 2019-2020 годах

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Как правильно хранить кадровые документы в организации?

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Предлагаем ознакомиться  Банковский ордер это обязательный документ или нет

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Требования к архивам

В ст. 17 № 125-Ф3 прописано, что все организации обязаны хранить документацию по учету кадров. Для выполнения закона заводятся и ведутся дела. Обычно формирование дел из документации кадровой службы происходит со следующего календарного года. Регламентируется создание, оформление и ведение деловой номенклатуры, которая утверждается руководством компании индивидуально. Сформированные дела уменьшают время поиска требуемых данных, и одновременно происходит подготовка для отправления оконченных дел в хранилище.

Ниже представлен перечень требований, согласно которым необходимо вести кадровый учет:

  • Создание и оформление дел для любой документации по кадрам происходит согласно регламенту делопроизводства предприятия.
  • Дело считается начатым, когда в него был подшит 1-й документ.
  • При ведении дела оформляют обложку. На ней должны быть указаны следующие данные: юридическое наименование предприятия; название подразделения, в котором работает подчиненный; на папке дела обязан присутствовать учетный номер; название самого дела; время, в течение которого дело будет храниться.
  • Подшивать в дело разрешено только бумаги, которые приведены в исполнение и прошли оформление.
  • В дело допущена подшивка только оригинальных бумаг, кроме ряда оговоренных случаев.
  • В папку дела разрешено заносить бумаги, выпущенные и выполненные в одном календарном году.
  • Допустимый размер дела – 250 листов и максимально допустимой толщиной в 4 сантиметра.

В марте 2016 года поменялись сроки хранения кадровых документов. С 13 марта прошлого года документация по штату организации хранится не 75, а 50 лет.

Согласно последним изменениям, документы по кадрам должны храниться 50 лет.

Изменение коснулось всей документации, которая демонстрирует взаимоотношения между работодателем и подчиненным.

Архивы должны отвечать определенным требованиям, чтобы обеспечить сохранность документации:

  • Наличие шкафов или сейфов, которые можно запереть и опечатать.
  • Номенклатурное размещение дел внутри архивного помещения.

Отправка бумаг в архивы для дальнейшего хранения происходит по алгоритму, который разработан самим предприятием. Вначале комиссия из экспертов дает оценку передаваемым бумагам. Исходя из результатов этой проверки, дела отправляются в архив или остаются в делопроизводстве. В большинстве случаев в архив отправляются оригиналы документов, в ряде оговоренных случаев оригинальные бумаги разрешено заменять заверенной копией. Архивирование документации происходит по обусловленному и заверенному графику.

При невозможности осуществить архивное хранение по какой-либо причине непосредственно в организации, документацию разрешено передать в специализированные организации (архивы государства или муниципалитета). В этом случае заключается договор об оказании услуг с этим учреждением. В момент передачи сторонней организации вся документация должна быть в надлежащем виде.

При завершении срока хранения появляется закономерный вопрос: что дальше делать с этими бумагами? Такая документация уничтожается. Для этого экспертиза оценивает бумаги, составляет акт. В акте отображаются наименования дел, которые подлежат ликвидации. Сотрудник, проводивший экспертную оценку, ставит свою подпись на акте. Директор предприятия должен утвердить составленный акт.

Предлагаем ознакомиться  Нужно ли подтверждать статус субъекта малого предпринимательства

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

Как правильно хранить кадровые документы в организации?

Согласно ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 

  • документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся не менее 75 лет;
  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет.

Некоторые виды кадровых документов имеют разные сроки хранения, например, личные дела руководителей и документы о правилах безопасности имеют срок хранения «постоянно», существуют также документы с временным сроком хранения.

Для определения ценности кадровых документов необходимо провести экспертизу, руководствуясь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, который образуется в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» 2010 года.

По итогам проведенной в организации экспертизы выделяются документы с истекшим сроком хранения, на них составляется акт об уничтожении.

Разновидности документов

Кадровую документацию для удобства делят на 4 вида:

  • Укомплектование штата компании (заключенные контракты и договоры, перевод или назначение на иную должность).
  • Перевод сотрудника внутри предприятия (переводы на иную работу, совмещение должностей).
  • Поощрительные приказы или распоряжения для сотрудников (документы о надбавке, премировании).
  • Бумаги, прекращающие отношения между работником и компанией.
Предлагаем ознакомиться  Какие выплаты и пособия положены матерям-одиночкам

Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.

Дела по штату сортируются по времени хранения, то есть для каждого временного промежутка создается свое дело.

Дела делятся на краткосрочные и долгосрочные. К краткосрочным относятся документы, хранящиеся 5 лет. Сюда входят дисциплинарные наказания, уход сотрудника в отпуск, непродолжительные командировочные поездки внутри страны. В долгосрочных делах хранится документация 50 или 75 лет.

Как сортировать дела

Внутри дела вся документация расположена по номерам и хронологии. При превышении допустимого объема дело подразделяется на тома с последовательными порядковыми номерами.

Если предприятие большое и кадровых бумаг очень много, то разрешено размещать документацию в различных делах (прием на работу, переводы, увольнения).

Личные карточки сотрудника заводят при принятии на работу и заполняют до последнего дня работы человека. Обычно этот вид документов хранится как картотека, делящаяся на подразделения, в которых применяется алфавитная система. После расторжения договора с подчиненным карточка отправляется в дело с личными карточками уволенных работников.

При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».

Сохранение кадровой документации делят на текущее и архивное. Текущее – это нахождение документации в нынешний момент в делопроизводстве. Архивным считается нахождение дел в архиве. Если помещения для размещения в нем архива нет или его невозможно оборудовать, то документы обоих видов оставляют на хранении в службе кадровиков, но отдельно от места приема посетителей.

, ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector