Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-68 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Правовые документы
Назад

Электронный больничный лист - инструкция и как выглядит

Опубликовано: 08.04.2020
Время на чтение: 10 мин
0
18

Электронный листок нетрудоспособности: его особенности и причины нововведения

Исходя из ФЗ №255 от 29.12.2006 «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» выплата пособий может быть на основании бумажного документа или ЭЛН. Соответственно, оба варианта являются приемлемыми.

Привычная система бумажных листов нетрудоспособности уходит в прошлое. Почему государство ввело переход на электронный больничный лист? Суть такой реформы понятна, если вспомнить, сколько требовалось ранее усилий для получения средств из фонда социального страхования. Кроме, хождений по кабинетам врачей, процедур, пребывания на стационарном уходе, требовалось много времени для подтверждения достоверности данных больничного.

Печать врача, который подтверждал диагноз, печати и подписи больницы – это минимум час-два времени на очередь и уточнение данных. Кроме того, требовалось передать оформленный документ в бухгалтерию и надеяться, что её сотрудники успеют в срок всё оформить и выплатить пособие.

Большинство крупных частных компаний и прогрессивно настроенных бухгалтерских служб государственных предприятий перешло или запланировало в ближайшее время перейти на онлайн-форму общения с врачами, подтверждающими лечение сотрудника. Это решает минимум три проблемы, с которыми всегда сталкивается экономическая служба предприятий:

  • быстрый обмен данными с Фондом соцстрахования для текущей выплаты;
  • точный и верифицированный документ, который не поддаётся манипуляциям и посторонним изменениям;
  • устранение непродуктивной работы бухгалтеров компании или госпредприятия для проверки и архивирования бумажных документов.

Разъясняет использование и оформление листов нетрудоспособности из-за болезни, федеральный закон, постановления правительства РФ и приказ Министерства здравоохранения и социального развития от 2011 года под номером 624н.

Как он выглядит в цифровом виде — фото

ЭЛН выглядит практически так же, как и привычный лист нетрудоспособности. В ЭЛН отражается:

  • Наименование медицинской организации.
  • Реквизиты медицинской организации.
  • Должность и Ф.И.О. врача, оформляющего больничный лист.
  • Код заболевания.
  • Дата выдачи больничного листа.
  • Число, с которого открыт больничный лист и его последний день. Продление при необходимости.
  • Число, с которого сотрудник выйдет на работу.
  • Информация о пациенте.
  • Информация о страхователе, то есть работодателе.

Внешний вид электронного больничного

Стандартный листок нетрудоспособности должен выглядеть как бумажный образец, однако, не столько по внешнему виду, сколько по содержанию. Кроме данных о работающем, в виртуальный документ этого образца вносят защищающие его от подделок и манипуляций, уникальные цифровые данные. В том числе в нем проставляется автоматически сгенерированный личный номер, который можно проверить по единой системе.

Электронные больничные листы, как выглядят они с экрана монитора, отличаются от привычных бумажных бланков строгой отчётности. Документ выглядит как таблица онлайн-файла с возможностью внесения в неё данных – цифровых показателей и словесных определений. Текст больничного вносится в общую базу «Соцстрах», доступ к которой могут получить в определённом объёме только те, кто имеет право на её просмотр и использование.

Заполняя по форме, образец листа нетрудоспособности, невозможно испортить сам документ или внести в него ошибочные данные. Авторы изменений онлайн-шаблона, указывают определённые сведения и могут, при необходимости, внести изменения. Именно поэтому такой документ намного удобнее, чем старый вариант с бумажным носителем.

Новый пилотный проект ФСС РФ

В 2017 году Фонд социального страхования РФ запустил в некоторых регионах еще одну новую программу: пилотный проект под названием «Прямые выплаты». Согласно этому проекту, ФСС выплачивает денежные средства по больничным листам напрямую сотрудникам, минуя работодателя.

Чтобы участвовать в этой программе надо:

  1. Рассчитать средний заработок работника.
  2. Отправить реестр в ФСС в электронном виде или отнести заявление в офис. Работодатель обязан провести все необходимые действия в течение пяти рабочих дней.
  3. Работник получит пособие в виде банковского или почтового перевода в течение десяти рабочих дней. После чего все документы возвращаются работодателю для хранения.

Первые три дня болезни оплачиваются из средств работодателя и включаются в следующую заработную плату сотрудника.

Меры, которые заложены в программе, впоследствии позволят ФСС:

  • Эффективнее использовать бюджет.
  • Бороться с мошенниками, которые подделывают больничные листы.
  • Уменьшить сроки выплат по больничным листам.

Как работает система

Во время приёма у врача, работающий лично обязан подтвердить своё желание открыть электронный вариант больничного. Такое решение гражданина заверяется в каждом конкретном случае личной подписью работающего. На этом же бланке указывается, что работающий не против предоставить свои персональные данные для обработки государственной системе учёта больничных листов и других социальных выплат.

Есть разновидности предприятий или фирм, где виртуальные системы обмена данными не используются. В таком случае работающий вынужден просить использовать бумажные носители для оформления листа нетрудоспособности. Оформление ЭЛН может происходить только по личному, письменному согласию работающего.

Предлагаем ознакомиться  Сколько дней рассчитывают больничный лист

Электронный больничный лист - инструкция и как выглядит

В ФСС электронный больничный поступает сразу же, после оформления и закрытия. Скорость обработки таких данных минимум в 3 раза выше, поскольку вместо 10 дней, этот лист нетрудоспособности обрабатывается не более чем за 3 дня.

Лист нетрудоспособности работает как официальный документ только в тех структурах, где принят электронный документооборот, а бухгалтерия использует это в ежедневной практике.

Талон на выдачу листа нетрудоспособности превращается теперь в воспоминание. Врач самостоятельно всё оформляет и регистрирует информацию в онлайн-системе. Никаких дополнительных действий со стороны работающего, не требуется.

Законодательство не обязывает работодателей покупать и устанавливать систему, с помощью которой создаются документы в онлайн-режиме. Поэтому перед тем, как попросить оформить ЭЛН, следует уточнить список организаций, принимающих больничный в такой форме. Иначе может потребоваться его аннулирование и выдача в виде стандартного бумажного бланка.

Для начала, организации потребуется выполнить ряд технических настроек, без которых обработка ЭЛН невозможна: установить ФСС-сертификат, получить электронную цифровую подпись на ответственных лиц, настроить программные продукты бухгалтерского назначения, пройти регистрацию в личном кабинете страхователя.

Помимо указанного, руководителю надлежит ввести в курс дела своих сотрудников и обучить персонал, занимающийся обработкой больничных листов.

Когда медучреждение получило от пациента согласие на создание электронного листка, врач создает ЭЛН в программе и заполняет обязательные реквизиты. С течением болезни, врач либо закрывает листок, при выздоровлении не более, чем за 15 дней, либо направляет листок на медико-социальную экспертизу. Результаты каждого из этапов обработки заносятся в ЭЛН и направляются на следующий этап.

После выздоровления, сотрудник приступает к работе, а ЭЛН переходит в обработку к работодателю.

Электронный больничный лист - инструкция и как выглядит

В процессе ознакомления с появившимися требованиями, возникают вопросы, и раз ФСС ввел в оборот электронный больничный лист, инструкция к нему прилагается для всех заинтересованных лиц.

На сайте ФСС увидите как выглядит электронный больничный лист в 2019 году, образец приведен на картинке, заполняется в строгом соответствии инструкциям.

Порядок действий с ЭЛН со стороны работодателя

Как перейти?

Чтобы перейти на электронные больничные листы организации необходимо:

  1. Представителю организации надо посетить отделение ФСС, и подписать соглашение об информационном взаимодействии.
  2. Приобрести электронную подпись. Ее делают на имя непосредственного руководителя или ответственного работника бухгалтерии.
  3. Зарегистрироваться на портале ФСС в системе ЕИИС «Соцстрах». Для этого необходимо иметь регистрацию на портале Госуслуги.
  4. Учетная запись проходит проверку с помощью электронной подписи, после чего заполняется вся необходимая информация об организации.
  • Сотрудник получивший номер больничного в медицинской организации обязан предоставить его бухгалтеру или другому ответственному лицу.
  • Бухгалтер входит в личный кабинет организации на портале ФСС, после чего:
    1. Нажимает кнопку «Запросить ЛН» (на основании запрошенных ЛН формируется журнал учета страхователя на портале). Подробнее о получении ЭЛН из информационной системы ФСС, мы рассказывали тут.
    2. Заполняет всю необходимую информацию со стороны работодателя, такую же, как и в бумажных больничных: реквизиты организации, средний заработок, стаж и т.д.

Все заполненные ЛН будут храниться во вкладке под названием «Заполнен страхователем».

Новая система ФСС предоставляет возможность онлайн-проверки больничных листов, так как их подделка – частое явление. Это делается с помощью номера больничного листа на портале ФСС в разделе «Информация для работодателей». Там надо найти вкладку «Недействительные бланки листков нетрудоспособности». Можно обратиться с заявлением на проверку и в территориальное отделение ФСС.

Электронный больничный лист - инструкция и как выглядит

Сделать ошибку в ЛН практически невозможно, поскольку система сама проверяет себя. Ошибку можно допустить только при расчетах пособия. В таком случае исправления в ЛН не нужны, бухгалтер делает перерасчет и подшивает верный вариант в первичные документы. В регионах, где действует программа «Прямые выплаты» можно корректировать уже принятые к расчету ЭЛН и отправлять их заново в ФСС.

Как оплатить?

Когда работодатель заполняет ЭЛН, он мгновенно попадает в ФСС. После этого может быть два варианта развития событий: в регионах, участвующих в программе «Прямые выплаты», вся дальнейшая работа происходит в ФСС, в остальных случаях выплата пособий работодателем происходит по стандартной схеме.

Подробнее оба варианта оплаты электронных больничных мы рассматривали здесь.

СБИС – это известная организация, оказывающая услуги электронного документооборота и отчетности. С помощью СБИС можно обрабатывать электронные листки нетрудоспособности. Для этого необходимо:

  1. Выбрать раздел «Отчетность/ФСС/Сведения для расчета пособий», а далее вкладки «Создать реестр сведений» и «Электронный больничный».
  2. Выбрать из списка необходимого сотрудника.
  3. Указать номер больничного листа.
  4. Нажать кнопку «Запросить в ФСС».

Больше информации о том, как организовать обмен данными с ФСС через систему СБИС, читайте тут.

Так как система новая, пользователи иногда сталкиваются с некоторыми системными ошибками. Рассмотрим самые распространенные коды:

  • «Принадлежит к ЛН на бумажном носителе». Это означает что больничный лист выдан пациенту в бумажном варианте.
  • «Отсутствует в БД». Это означает что такого больничного листа нет в системе. В этом случае стоит проверить номер ЭЛН и СНИЛС сотрудника.
  • «Обновляемая запись потеряла актуальность». Больничный лист был изменен со стороны медицинского учреждения.
  • «ЭЛН в стадии рассмотрении в бюро СМЭ». Это означает что работа с ЭЛН еще не окончена со стороны медицинского учреждения и стоит подождать.
  • «ЭЛН аннулирован». Это означает что лист аннулирован со стороны медиков из-за ошибки.
Предлагаем ознакомиться  Как уменьшить ставку по действующей ипотеке

Как правило, если документооборот организации основан на онлайн-обмене, оформление электронного листа нетрудоспособности происходит за десять — пятнадцать минут. В такой временной промежуток можно не только сформировать документ, но и рассчитать выплату и заполнить все необходимые данные.

Первый шаг: назначенный ответственный за ведение листов нетрудоспособности сотрудник, регистрирует в информационной системе конкретное юридическое лицо. Часть системы открыта только для работодателя, именно с целью заполнения своей части виртуального документа. Детальная инструкция по регистрации есть на сайте ФСС.

Далее алгоритм действий такой:

  • работник принёс сгенерированный системой номер электронного больничного;
  • бухгалтер входит под своим кодом в систему и видит все данные для заполнения;
  • оценивается информация, внесённая врачом — статус заболевшего сотрудника, время необходимое для выздоровления и другое;
  • проводится подсчёт данных для выплат по первым дням листа нетрудоспособности.

Получение

Электронный больничный лист - инструкция и как выглядит

Если используется система оформления больничного в электронном виде, дополнительных действий от работающего, не потребуется.

Чтобы получить электронный больничный лист, работодателю достаточно быть зарегистрированным и подключённым к системе «Соцстрах». Как найти необходимый документ во всей системе? Достаточно знать уникальный код документа, который передаёт работающему врач.

Ограничение действий по ЭЛН возможно только в том случае, если предприятие не подключено к общегосударственной системе для застрахованных лиц.

Вопросы о том, как получить электронный больничный или как его подключить отпадают сами собой, если бухгалтерия предприятия интегрирована в систему «Соцстрах».

ЭЛН заполняется специалистами:

  • компании, госучреждения, предприятия, где работает застрахованный сотрудник;
  • лечащим врачом, который вносит в систему «Соцстрах» все необходимые данные;
  • Фонд соцстрахования, указывая факт выполнение выплат, сроки и суммы пособий.

Если регистрируется безбумажный вариант, то только в виртуальный бланк вносятся необходимые данные. Бумажный вариант в таком случае не заполняется и не выдаётся на руки работающему.

Порядок заполнения работодателем ЭЛН ничем не отличается от стандартных действий бухгалтерии при оформлении бланка нетрудоспособности. Рассчитывается необходимая сумма, указываются все расчётные данные. После формирования документа, он регистрируется и отправляется в общую базу данных.

Оплата

Обычное время предоставления пособия после оформления ЭЛН – три дня. Такой срок выплат гарантирован в регионах, где действует система прямых выплат.

Действия работника

Как оформить электронный больничный на практике? Во время посещения врача необходимо указать, что есть необходимость оформить онлайн-документ. Во время закрытия больничного, нужно узнать уникальный номер документа и передать его в бухгалтерию для начисления.

электронный больничный

Чтобы проконтролировать верность передаваемых в ФСС данных, посмотрите на заполненный бланк. Если в него внесены ошибочные или искажённые данные, можно обратиться в бухгалтерию или к врачу, для уточнения данных и исправления.

Получение

Деньги Фондом соцстрахования и бухгалтерией будут начислены после того, как обе стороны получат подтверждение о заполнении всех пунктов закрытого листа нетрудоспособности. После окончательных корректировок, государственный фонд и предприятие смогут выплатить причитающуюся сумму помощи по нетрудоспособности.

Для получения данных по всем оформленным через ФСС документам, работающий заходит в личный кабинет на сайте Фонда. Есть возможность сортировать документы по необходимым критериям, например, по дате, месту работы, месту выдачи.

Все действия по продлению ЭЛН и выписку электронного листка нетрудоспособности при необходимости, может сделать лечащий врач.

Как проверить электронные больничные листы? Для этого достаточно иметь доступ к системе государственных услуг.

Редактирование данных для пользователя закрыто, но проверка информации в доступе 24 часа в сутки и в полном объёме. Открывая на сайте Фонда информацию, проверяющий его содержание застрахованный пользователь, получает также доступ к калькулятору начислений. Он также видит все параметры документа – даты, подписи, сроки, указанную в нём информацию.

Электронный больничный лист - инструкция и как выглядит

Проверяют содержание заполненного документа и на предприятии, чтобы согласовать правильность начислений и достоверность данных. С помощью системы «Госстрах», возможна координация действий специалистов Фонда и бухгалтерской службы.

Такая ситуация возможна, поскольку жёсткого требования безоговорочно принять электронный больничный, у частного бизнеса или на предприятии, нет.

Практически не используется электронный документооборот в бизнесе, где малое количество работающих. В таком случае нет необходимости использовать специально оборудованное рабочее место для доступа к системе «Соцстрах». Тогда, оформленный ЭЛН отменяется по требованию работающего. Вместо него, выдаётся обычный бумажный образец документа, с аналогичной юридической силой.

Как получить электронный больничный лист

Если пациент изъявил желание получить ЭЛН, медучреждение потребует заполнить типовое согласие на получение больничного листа в электронном виде. После окончания нетрудоспособности, врач (или врачебная комиссия) закроют больничный лист и выдадут пациенту талон от ЭЛН. В талоне отражены реквизиты, участвующие в идентификации пациента и расчета суммы пособия, однако бухгалтер в состоянии найти ЭЛН в бухгалтерской базе или в ЛК, даже при отсутствии талона.

Если у работника возникла потребность в просмотре ЭЛН, найти его можно в ЛК работника или на сайте государственных услуг. Для доступа работник проходит регистрацию. Если пациент не планирует регистрироваться в указанных сервисах, получить распечатку листка можно, обратившись в отделение Фонда по адресу прописки.

Согласие

На каждый страховой случай обязательно брать письменное согласие сотрудника о том, что он не против получения электронного варианта больничного.

Предлагаем ознакомиться  Если в больничном листе допустили ошибку

Оформлять ЭЛН могут только медицинские организации, участвующие в Медицинской информационной системе. Лечащий врач формирует новый больничный лист, куда вносятся необходимые данные. После чего система выдает документу уникальный номер.

Непосредственно на портале Госуслуг нельзя посмотреть стадии оформления и оплаты больничного. Наблюдать за этим можно на сайте ФСС, однако, для регистрации необходимо иметь доступ к Госуслугам. О том, как пройти всю процедуру, начиная с регистрации на портале Госуслуг, можно узнать тут.

Поскольку система электронных больничных это право, а не обязанность, работодатель вправе отказать в принятии ЭЛН. Чтобы получить необходимые выплаты необходимо повторно обратиться в медицинское учреждение для выдачи листа на бумажном носителе. Ранее выданный ЭЛН аннулируется.

Система электронных больничных еще молода и иногда преподносит неприятные сюрпризы, но она способна облегчить жизнь всем участникам процесса. Ведь никто не станет спорить с тем фактом, что за компьютерными технологиями будущее.

О том, как работодателю получить электронный больничный лист, используя уникальный номер документа, мы писали в этой статье.

Преимущества и недостатки электронного оформления

Когда в работу запустили электронный листок нетрудоспособности, взаимодействие с ФСС очевидно упростилось, однако у всего есть радужные и негативные моменты.

Аргументы «ЗА»

  1. Исключается вероятность подделки. Если ЭЛН хранится в базе Фонда – это говорит в пользу подлинности.
  2. Сокращается количество ошибок при заполнении, можно проверить написанное и отредактировать.
  3. В систему встроены автоматические проверки, сводящие ошибки к минимуму.
  4. Повышается скорость обработки больничного листка.
  5. Устраняется проблема с утерей листка.
  6. В случае проверок, электронный больничный лист ФСС запрашивать не будет, так как цифровые листки хранятся в общей базе.
  7. Исключается необходимость в распечатке и хранении ЭЛН.
  8. Встроенный в систему калькулятор упрощает расчеты пособия.

Аргументы «ПРОТИВ»

  1. Необходимость проведения дополнительных настроек в программах, получение ЭЦП.
  2. Проблема с обучением персонала – старшее поколение не стремится к осваиванию новых программ.
  3. Возникает вероятность технических сбоев.

Перечень иллюстрирует, что введение ЭЛН – оправданная мера с долгосрочной перспективой. В ходе работы вопросов будет становиться всё меньше и электронные листки закрепят свои позиции.

Основное преимущество ЭЛН — долговременное хранение данных и невозможность фальсификации информации.

Если у сотрудника и менеджмента компании есть желание быстро обмениваться верифицированными данными для ускоренной процедуры начисления и выплаты денег, тогда следует обязательно использовать ЭЛН. Для этого необходимо провести подключение к онлайн-системе и применять её работе. Требуется и определённая перестройка мышления сотрудников, которые занимаются бухгалтерским учётом.

Электронный больничный лист - инструкция и как выглядит

Электронный больничный лист - инструкция и как выглядит

Все этапы начисления пособий в такой системе, работающий может контролировать самостоятельно. Вход в систему и использование ЭЛН возможно только с согласия работающего. Такая персональная проверка согласия проводится каждый раз. Работающий сохраняет право выбора.

Недостаток онлайн-оформления в основном относится к необходимости использовать выделенное персональное рабочее место для бухгалтера с подключением к системе “Соцстрах”. Особенно это актуально для микробизнеса с занятостью в несколько человек, где нет потребности в управлении большим массивом персональных данных работающих.

Останется ли бумажный вариант

Письмо ФСС от 11 августа 2017 № 02-09-11/22-05-13462 дает разъяснение о легитимности введенного в оборот электронного листка нетрудоспособности, наряду с бумажным. В РФ отсутствуют законодательные акты, отменяющие действие бумажных листков нетрудоспособности, однако конечная цель предпринятых нововведений заключается именно в этом.

В случае если сотрудник оформил больничный лист в цифровом виде, а работодатель по каким-либо причинам не имеет технической оснащенности для обработки ЭЛН, работник может обратиться в медучреждение с просьбой выписать ЭЛН на бумажном носителе. Медучреждение не вправе отказать: ЭЛН подлежит аннулированию и выписывается бумажный больничный лист с пометкой «дубликат».

Окончательное решение об упразднении бумажного варианта может принять только государство. Только органы власти могут внести изменения в федеральное законодательство и другие подзаконные акты, регламентирующие эти вопросы.

Скорее всего, такая форма документации даже в отдалённом будущем, сохраниться для небольших коммерческих структур.

Заключение

Электронный документооборот больничных листов удобен, как работодателю, так и работающему. Использование вместо стопок бумаг данные, переданные по защищённому каналу, позволяет оптимизировать рабочее время врачей, бухгалтеров, руководителей, самих сотрудников, открывающих ЭЛН.

Использование информационных систем для передачи данных о больничном листе, даёт выигрыш экономике страны и конкретному человеку. Прозрачность использования средств и начисления страховых выплат, в этом случае, гарантировано.

Оперативность проверки данных позволяет ускорить в три раза выплаты по листу нетрудоспособности, независимо от сложности начислений и географии расположения фирмы или предприятия.

, , , , , ,
Поделиться
Похожие записи
Комментарии:
Комментариев еще нет. Будь первым!
Имя
Укажите своё имя и фамилию
E-mail
Без СПАМа, обещаем
Текст сообщения
Adblock detector